Одним із ефективних варіантів організації системи внутрішньогосподарського контролю за виконанням планових завдань є чекова система обліку та контролю. Вона підвищує оперативність і достовірність управлінського обліку, забезпечує постійну й дієву мотивацію праці госпрозрахункових підрозділів.
Основні функції контролю при чековій формі обліку здійснюють безпосередньо керівники внутрішньогосподарських підрозділів, їх спеціалісти, а також матеріально-відповідальні особи, працівники бухгалтерії, які включаються в документообіг, підрахунок результатів діяльності, аналіз результатів роботи, розподіл доходів внутрішньогосподарських підрозділів.
При чековій формі обліку та контролю витрат і виходу продукції, поряд з типовими застосовують і такий документ, як внутрішньогосподарський розрахунковий чек. Типові бланки цих документів відсутні, тому пропонується форма розрахункового чека (рис. 1.1.), яка може бути вдосконалена з урахуванням побажань спеціалістів конкретного підприємства.
Пропонована форма чекової книжки
Кожен чек складається з двох частин: праву сторону розрахункового чека керівник госпрозрахункового підрозділу видає за одержані матеріальні цінності, виконані для його підрозділу роботи, послуги; ліва - корінець розрахункового чека, залишається у керівника госпрозрахункового підрозділу з підписом матеріально-відповідальної особи, яка прийняла від нього розрахунковий чек. Обидві частини озрахункового чека мають однакові реквізити.
Для включення в документообіг підприємства та його системний бухгалтерський облік усі реквізити такого чека мають бути обов’язково заповнені одночасно чорнилом. Виправлення в розрахункових чеках забороняється. Зіпсований чек перекреслюється і залишається в чековій книжці, а замість нього виписується наступний.
Бланки чеків зшиваються в чекову книжку. Останні бажано замовляти в друкарнях по 25-50 чеків. Книжки чеків зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності. Бухгалтер, який відповідає за збереження чекових книжок, визначає код внутрішньогосподарських підрозділу (за двома-трьома літерами) і нумерує чеки підрозділу в зростаючому порядку (при цьому один і той же порядковий номер проставляється як на чеку, так і на його корінці). Чекові книжки передаються керівникам госпрозрахункових підрозділів під розписку в журналі реєстрації видачі чекових книжок. В цьому журналі на кожний підрозділ відводяться окремі сторінки, які відмічаються вибраними кодами.
Таким чином, розрахунковий чек має як порядковий номер, так і код підрозділу, що посилює аналітичність обліку та його контрольну функцію. Титульна сторінка книжки розрахункових чеків може мати такі реквізити як встановлення ліміту витрат підрозділу на рік, підписи керівника головного бухгалтера підприємства, назву підприємства та внутрішньогосподарського підрозділу.
Якщо на підприємстві внутрішньогосподарський розрахунок передбачає застосування внутрішньогосподарських цін на продукцію, роботи, послуги, то перші сторінки книжки розрахункових чеків мають річні ліміти витрат (постатейно), що доводяться до кожного підрозділу.
Залежно від вибраної підприємством організації документообігу можливе застосування двох варіантів первинного обліку.
Перший, коли розрахункові чеки, як і інші первинні документи заповнюються і видаються в момент проведення господарських операцій:
1) керівникам внутрішньогосподарських підрозділів від матеріально-відповідальних осіб (комірників, керівників підрозділів, працівників бухгалтерії за реалізовану (передану) ними продукцію, послуги, роботи;
2) чеки видаються керівниками внутрішньогосподарських підрозділів за використані ними матеріали, роботи, послуги, аванси заробітної плати, а саме:
• завідуючим складами за одержане насіння, корми, добрива, пали запасні частини та інші матеріали;
• керівникам допоміжних виробництв за одержані послуги автотранспорту, ремонтної майстерні електро-, водопостачання тощо;
• бухгалтерії підприємства - на суму нарахованої заробітної плати відрахувань в централізовані фонди соціального та медичного страхування, орендної плати та земельні паї, суму нарахованої амортизації на основні засоби підприємства, на суму послуг, виконані для підрозділу сторонніми організаціями та ін.
У визначений в графіку документообігу термін (щомісячно щодекадно) керівники підрозділів, матеріально-відповідальні особи подають до бухгалтерії звіт про одержані чеки.
Звіт може мати форму реєстру чеків (коли чеки не замінюють собою первинні документи, а лише підтверджують проведення розрахунків). За умови, коли підприємство вибрало варіант чекової форми обліку і контролю, де розрахункові чеки є одночасно і первинними бухгалтерськими документами, їх здають в бухгалтерію зі звітами про рух матеріальних цінностей, в тому числі як первинні документи.
Керівникам внутрішньогосподарських підрозділу по корінцях в розрахункових чеків складається реєстр про проведені підрозділом витрати. Звіти про видані-прийняті чеки є основою для заповнення особових рахунків внутрішньогосподарських підрозділів у бухгалтерії підприємств (або такими можуть бути і Відомості роботи внутрішньогосподарських підрозділу) та організації системного виробничого обліку.
Такий варіант обліку та контролю найоперативніший і найдієвіший, проте вимагає чіткого й добросовісного додержання всіма відповідальними особами встановленого графіку документообігу на підприємстві при застосуванні чекової форми обліку та контролю витрат на виробництво і вихід продукції.
Другий варіант організації внутрішньогосподарського обліку і контролю передбачає покладання значної частини організації первинного обліку на бухгалтерію підприємства. За ним протягом місяця первинний бухгалтерський облік організовується за звичайною схемою без застосування розрахункових чеків, але по госпрозрахункових підрозділах. В установлений день керівники усіх госпрозрахункових підрозділів, матеріально-відповідальні особи, бухгалтерія підприємства спільно проводять розрахунки. Керівниками госпрозрахункових підрозділів на суми одержаних їхніми підрозділами матеріальних цінностей, робіт, послуг виписуються розрахункові чеки. При цьому понесені за даними первинного бухгалтерського обліку витрати в розрахункових чеках обраховуються за оцінкою, закладеній в госпрозрахункових завданнях, якщо інше не передбачено умовами внутрішньогосподарського розрахунку роботи підрозділів. Одночасно госпрозрахункові підрозділи одержують чеки за вироблену ними продукцію, роботи, послуги.
На підставі прийнятих, виданих розрахункових чеків, як за першим, так і за другим варіантом, госпрозрахункові підрозділи визначають залишки лімітів витрат результатів своєї діяльності і можуть оперативно приймати управлінські рішення.