Облік платників податків є однією з основних функцій державних податкових органів, яка створює передумови для здійснення контролю за правильністю обчислення, повнотою і своєчасністю перерахування платниками податків і зборів (обов'язкових платежів) до бюджетів та до державних цільових фондів.
Розглянемо особливості обліку платників для юридичних осіб та фізичних осіб.
Юридичні особи (їх філії), у яких згідно з чинним законодавством України виникають податкові зобов'язання, повинні у 20-денний термін після одержання свідоцтва про державну реєстрацію звернутися до державних податкових органів за своїм місцезнаходженням для взяття на податковий облік.
Для взяття на облік платник податків - юридична особа повинна подати до підрозділу державного податкового органу, який займається обліком платників податків за своїм місцезнаходженням, такі документи: заяву; нотаріально завірені копії статуту (якщо це необхідно для створюваної організаційної форми підприємства), установчих договорів з відміткою органу, що здійснив державну реєстрацію; копію положення (для бюджетних установ та благодійних організацій); копію свідоцтва про державну реєстрацію; копію довідки про включення до ЄДРПОУ з присвоєним їй ідентифікаційним кодом.
Взяття на облік платника податків - юридичної особи (філії) здійснюється державним податковим органом у 2-денний термін від дня надходження заяви. Дані із заяви про взяття на облік заносяться до районного рівня Єдиного банку даних про платників податків - юридичних осіб і фіксуються в журналі обліку платників податків - юридичних осіб.
Після взяття платника податків на облік орган державної податкової служби ставить на першому примірнику, змінах та доповненнях до статуту (положення) платника податків штамп про взяття його на облік за підписом відповідальної особи і видає йому довідку про взяття на облік платника податків, яка необхідна для відкриття рахунку в установах банку.
Платник податків зобов'язаний протягом трьох робочих днів з дня відкриття/закриття рахунку (включаючи день операції) особисто подати або надіслати поштою (з повідомленням про вручення) на адресу органу державної податкової служби, в якому він перебуває на обліку, повідомлення про відкриття/закриття рахунків в установах банків, які повинні зберігатися в особовій справі платника.
Підрозділ, який веде облік платників податків, не пізніше наступного дня після взяття платника податків на облік друкує та передає списки платників податків, узятих на облік, до підрозділів з питань оподаткування юридичних осіб для подальшого контролю за поданням ними податкової звітності.
З 1996 року в Україні була введена державна реєстрація фізичних осіб -платників податків та інших обов’язкових платежів. Реєстрація фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів проводиться державними податковими інспекціями базового рівня за місцем постійного проживання платників, а для осіб, які не мають постійного місця проживання в Україні, - за місцем отримання доходів або за місцезнаходженням іншого об'єкта оподаткування.
Під час реєстрації до облікової картки фізичної особи - платника податків та інших обов'язкових платежів вносяться такі дані: прізвище, ім'я та по батькові; дата народження; місце народження (країна, область, район, населений пункт); місце проживання; місце основної роботи; види сплачуваних податків та інших обов'язкових платежів.
Виходячи з цих відомостей Державна податкова адміністрація України присвоює фізичній особі - платнику податків та інших обов'язкових платежів ідентифікаційний номер і надсилає до державної податкової інспекції за місцем проживання фізичної особи або за місцем отримання доходів чи за місцезнаходженням об'єкта оподаткування картку з ідентифікаційним номером.
Ідентифікаційний номер Державного реєстру є обов'язковим для використання в разі:
? виплати доходів, з яких утримуються податки та інші обов'язкові платежі згідно з чинним законодавством України;
? укладення цивільно-правових угод, предметом яких є об'єкти оподаткування та щодо яких виникають обов'язки сплати платежів;
? відкриття рахунків в установах банків.
Якщо фізична особа хоче займатись підприємницькою діяльністю, вона повинна зареєструватись як суб’єкт підприємницької діяльності. Порядок реєстрації аналогічний порядку реєстрації для юридичних осіб.