Розрахункові документи - це складені за встановленою формою документи, що подаються до банку юридичними та фізичними особами і містять письмове доручення (чи вимогу) про перерахування певної суми грошей у безготівковій формі за відвантажені товари, виконані роботи, надані послуги та інші платежі.
Розрахункові документи, які подаються клієнтами в банк у паперовій формі, мають вміщувати, залежно від їх форми, такі реквізити:
а) назву документа;
б) номер документа, число, місяць, рік його виписки;
в) назви платника та одержувача коштів, їх ідентифікаційні коди, номери рахунків в установах банків;
г) назви банків платника та одержувача, їх місцезнаходження та умовні номери за МФО (код банку);
д) суму платежу цифрами та літерами;
е) призначення платежу;
є) на першому примірнику - відбиток печатки та підписи осіб платника або (та) одержувача коштів;
ж) підрозділи бюджетної класифікації та строк настання платежу (у разі перерахування коштів до бюджету);
з) суму податку на додану вартість або напис "без податку на додану вартість".
У разі, якщо хоча б один із вищезазначених реквізитів не заповнений або заповнений неправильно, банк такий документ до виконання не приймає.
Клієнт, виходячи із своїх технічних можливостей, може подавати до банку розрахункові документи як у паперовій формі, так і у вигляді електронних розрахункових документів (електронних повідомлень) каналами зв'язку.
Паперові розрахункові документи, як правило, виписуються з використанням технічних засобів за один раз під копірку у двох примірниках, платіжні вимоги та документи підприємств, які обслуговуються в одній установі банку, - в трьох примірниках.
Кошти списуються з рахунка платника тільки на підставі першого примірника розрахункового документа.
Банк платника приймає документи від клієнта протягом операційного дня, час якого регламентується режимом роботи банку.
Розрахунки за документами, що надійшли до банку протягом операційного дня, здійснюються банком того ж дня.
Розрахунки за документами, які надійшли після завершення операційного дня, банк здійснює наступного дня.
При здійсненні розрахунків клієнти можуть застосовувати систему "клієнт-банк", яка забезпечує:
- передачу повідомлень між клієнтами та банком у зашифрованому вигляді за допомогою сертифікованих засобів захисту;
- автоматичне ведення та захист протоколу від модифікації, передавання розрахункових документів між банком і клієнтом;
- автоматичне архівування протоколу наприкінці дня.
Юридичною підставою для входження клієнта в систему електронних платежів "клієнт-банк" й оброблення його електронних документів є окремий договір між ним і банком.