Перевірка операцій з нарахування зарплати та її виплати є однією з найважливіших частин комплексної ревізії фінансово-господарської діяльності підприємства.
Під час ревізії необхідно перевірити такі основні питання:
1) організація кадрової політики підприємства;
2) дотримання штатної дисципліни;
3) використання робочого часу;
4) виконання норм виробітку;
5) правильність та своєчасність розрахунків з робітниками та службовцями;
6) повноту та своєчасність розрахунків із бюджетом та з фондами соціального страхування.
Для цього перевіряються такі документи:
- штатний розпис;
- накази та розпорядження адміністрації стосовно руху особового складу;
- колективний договір, трудові договори, угоди, контракти;
- особові картки працівників;
- табелі обліку відпрацьованого часу;
- наряди за виконану роботу;
- листи обліку простоїв;
- акти про брак;
- виконавчі листи;
- листи непрацездатності;
- розрахунково-платіжні відомості;
- реєстри депонованої зарплати;
- журнал по рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці»;
- форми бухгалтерської та статистичної звітності.
У ході аналізу кадрової політики підприємства ревізор досліджує питому вагу робітників у загальній чисельності працівників. Проводиться також аналіз якісного рівня робітників з використанням при цьому показників професійного та кваліфікаційного складу, рівня освіти.
Слід пам'ятати, що досить часто кваліфікаційний рівень працівників залежить від терміну роботи на підприємстві, тобто від стажу. Тому проводять аналіз руху робочої сили, розраховуючи коефіцієнти вибуття, приймання та плинності робочої сили, порівнюючи їх із попередніми періодами.
Наступним етапом перевірки є дотримання штатної дисципліни. Передовсім рекомендується здійснити зіставлення фактичного штату працівників та службовців зі штатним розписом. Як наслідок може бути виявлено працівників, що утримуються понад штат.
В ході перевірки вивчають розподіл обов'язків працівників і службовців, їх фактичне завантаження роботою.
Слід звернути увагу на ефективність використання робочого часу. Спочатку зіставляють фактично відпрацьований час з плановим. При цьому уважно перевіряють табель обліку відпрацьованого часу. Ці табелі повинні вестися по категоріях працівників. Найбільш частими порушеннями табельного обліку є проставлення робочих днів за період тимчасової непрацездатності або за період неявок на роботу без поважних причин.
Проводячи ревізію, ревізор має здійснювати власні спостереження щодо своєчасності приходу працівників на роботу і закінчення робочого дня. Аналізу підлягають приховані цілоденні та годинні втрати робочого часу.
Для перевірки результатів праці робітників-відрядників перевіряється точність обліку виробітку. Облік виробітку на підприємстві ведеться у рапортах про виробіток, маршрутних листах, відомостях обліку виробітку, нарядах і т.д. В цих документах повинні бути вказані виробіток робітника або бригади і розцінки за одиницю продукції.
Перевіряючи правильність нарахування погодинної заробітної плати (службовцям), до уваги беруть дані про фактично відпрацьований час та систему встановлених ставок.
При цьому можна виявити такі типові порушення, як неправильне відображення дати прийому на роботу або звільнення з роботи, завищення окладу, а також включення в робочі дні періоду, за який слід було б нараховувати допомогу з тимчасової непрацездатності.
Перевіряючи правильність утримань із сум заробітної плати, ревізор повинен мати такі відомості:
1) прибутковий податок згідно із встановленою шкалою з урахуванням пільг;
2) збір на обов'язкове пенсійне страхування згідно із встановленими процентами від нарахованої заробітної плати;
3) збір до фонду соціального страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням згідно із встановленими процентами від нарахованої заробітної плати;
4) збір до фонду соціального страхування, на випадок безробіття згідно з встановленими процентами від нарахованої заробітної плати;
5) аліменти (згідно з виконавчим листом);
6) суму отриманого авансу;
7) надлишкове виплачені суми за попередній період;
8) своєчасно неповернені підзвітні суми;
9) штрафи (згідно з протоколами чи актами).
При перевірці особливу увагу приділяють правильності оформлення розрахунково-платіжних відомостей, в яких зустрічаються такі порушення:
1) включення до відомостей підставних осіб (встановлюють за допомогою зустрічної перевірки);
2) завищення суми «Разом до виплати» (встановлюють арифметичною перевіркою).