Відомий закон Лермана говорить: "Будь-яку технічну проблему можна перебороти, маючи достатньо часу і грошей", а наслідок Лермана уточнює: "Вам ніколи не буде вистачати або часу, або грошей". Саме для подолання сформульованої у наслідку Лермана проблеми і була розроблена методика управління діяльністю на основі проекту. Саме ці три моменти: час, бюджет і якість робіт знаходяться під постійною увагою керівника проекту. Їх також можна назвати основними обмеженнями, що накладаються на проект.
Проектний менеджмент — це привнесення додатково до робіт проекту знань, навичок, методів і засобів для задоволення або перевищення потреб і бажань зацікавлених осіб проекту. Задоволення або перевищення бажань останніх однозначно означає забезпечення балансу конкуруючих вимог відносно:
• внутрішнього середовища (змісту), часу, вартості та якості;
• різних потреб і бажань зацікавлених осіб;
• ідентифікованих і не ідентифікованих вимог (потреб).
Управління проектом - це діяльність, спрямована на реалізацію проекту з максимально можливою ефективністю при заданих обмеженнях за часом, ресурсам, а також якості кінцевих результатів проекту (документованих, наприклад, у технічному завданні).
Більшість знань, необхідних для того, щоб управляти проектами, є унікальними або майже унікальними для проектного менеджменту (наприклад, аналіз методом критичного шляху або ієрархічна структура робіт). Проте, РМВОК пересікається з іншими управлінськими дисциплінами, як це показано на малюнку 1—2.
Загальне управління включає планування, організацію, роботу з персоналом, виконання і поточний контроль за виробничими діями, а також допоміжні дисципліни: комп'ютерне програмування, право, статистику і теорію ймовірностей, логістику і роботу з персоналом. РМВОК пересікається зі знаннями із загального управління в багатьох галузях — організаційна поведінка, фінансове прогнозування, і методи планування становлять лише невелику частину суміжних питань.
Прикладні сфери - це категорії проектів, які містять загальні елементи, важливі для одних проектів, але не потрібні чи відсутні в інших проектах. Прикладні сфери, як правило, задаються в термінах:
• технічних елементів, таких як розробка програмного
забезпечення, ліків у фармацевтичній промисловості або
проведення інжинірингу в будівництві;
• елементів управління, таких як державні контракти чи розробка
продукту;
• промислових груп, таких як автомобільне будування, хімічна
промисловість або фінансові послуги.
За більше ніж тридцять років, протягом яких застосовується технологія управління проектами, був розроблений цілий ряд методик і інструментів, покликаних допомогти менеджерам проектів управляти цими обмеженнями. Для того, щоб ефективно управляти обмеженнями проекту використовуються методи побудови і контролю календарних графіків робіт. Для управління ресурсними обмеженнями використовуються методи формування фінансового плану (бюджету) проекту і, у міру виконання робіт, здійснюється моніторинг, із тим, щоб не дати витратам вийти з під контролю. Для виконання робіт потрібне відповідне ресурсне забезпечення, для цього використовують спеціальні методи управління людськими і матеріальними ресурсами (наприклад, матриця відповідальності, діаграми завантаження ресурсів). З трьох основних обмежень трудніше усього контролювати обмеження по заданих результатах проекту. Проблема полягає в тому, що завдання часто важко і формулювати, і контролювати. Для вирішення даних проблем використовуються, зокрема, методи управління якістю робіт.
Отже, керівники проектів відповідають за три аспекти реалізації проекту: терміни, витрати і якість результату. Відповідно до звичайного принципу управління проектами, вважається, що ефективне управління термінами робіт є ключем до успіху по всіх трьох показниках. Часові обмеження проекту часто є найбільше критичними. Там, де терміни виконання проекту серйозно затягуються, дуже ймовірними наслідками є перевитрата коштів і недостатньо висока якість робіт. Тому, у більшості методів управління проектами, основний акцент робиться на календарному плануванні робіт і контролі за дотриманням календарного графіка.
Управління проектом – це процес управління людськими, фінансовими та матеріальними ресурсами протягом всього циклу здійснення проекту за допомогою сучасних методів управління.
Методи управління проектами дозволяють:
визначити:
• цілі проекту та провести його обгрунтування;
• структуру проекту (підпроекти, основні етапи робіт);
• необхідні об’єми та джерела фінансування;
• виконавців –шляхом проведення тендерів та конкурсів;
• строки виконання проекту, скласти графік його реалізації;
• необхідні ресурси;
• рівень ризиків та розробити заходи щодо їх страхування;
підготувати кошторис та бюджет, підготувати та укласти контракти, забезпечити контроль за виконанням проекту, тощо.
В розвинутих країнах іде постійний пошук методів ефективної реалізації проектів, при цьому центральне місце приділяється функціям планування та контролю.
Перші інструменти для вирішення завдань управління проектами з’явились в середині 50-х років та були засновані на використанні методу критичного шляху (СПУ) та методу оцінки та перегляду планів (ПЕРТ). В сучасних умовах використовуються такі методи як календарне планування, логістика, поточне (стандартне) планування, структурне, ресурсне, імітаційне, стратегічне планування та інші.
Функції управління проектами (РМ Functions) полягають в наступному:
- планування;
- контроль;
- прийняття рішень;
- складання та супроводження бюджету проекту;
- організація реалізації;
- моніторинг;
- оцінка;
- звітність;
- експертиза;
- перевірка та приймання;
- бухгалтерський облік;
- адміністрування.