Робочі документи виконують такі функції:
* обґрунтовують твердження в аудиторському висновку та свідчать про відповідність зроблених процедур аудиту затвердженим нормативам;
* полегшують процес управління та контролю за якістю проведення аудиту;
* сприяють виробленню методологічного підходу до процесу аудиторської перевірки;
* допомагають у роботі аудитора.
Робочі документи покликані відображати інформацію з питань, що підлягають перевірці:
* методики проведеного аудиту;
* проведених під час перевірки тестів;
* зроблених аудитором висновків та прийнятих рішень і рекомендацій.
Зміст робочих документів розкриває професійні міркування аудитора, оскільки немає можливості та необхідності документування кожного обстеження чи спостереження.
Визначаючи майбутній зміст документації, аудитору доцільно взяти за орієнтир ту обставину, що робочими документами користуватиметься, наприклад, інший аудитор із незначним досвідом аудиторської діяльності. Переглянувши цю робочу документацію, інший аудитор мав би зрозуміти сутність проведеної перевірки і зміст прийнятих рішень щодо її результатів без визначення окремих деталей процедур перевірки. Окремі деталі процедур перевірки інший аудитор може зрозуміти тільки тоді, коли він обговорить їх з аудитором, котрий підготував робочу документацію.
Перед аудитором стоїть завдання: робочі документи необхідно грамотно, професійно оформляти. Причому оформлення документів слід здійснювати так, щоб забезпечити зрозумілість змісту, його доступність.
Конкретні форми робочих документів аудитори (аудиторські фірми) визначають з урахуванням специфіки окремих питань аудиту. Оскільки використання стандартних форм робочих документів (наприклад, стандартних бланків) позитивно впливає на ефективність і якість аудиторської роботи, то необхідно впроваджувати в аудиторських фірмах єдину форму ведення робочої документації.
Доцільно використовувати матеріали робочих документів, підготовлені клієнтом, що прискорює процес оформлення робочих документів. Ці матеріали мають відповідати дійсному стану справ. Бажано до початку перевірки звернутися до клієнта з проханням підготувати необхідні матеріали для використання їх як аудиторську документацію.
З огляду на це, робочі документи слід поділити на:
* постійні: клієнта постійно перевірятиме аудитор, робочі документи мають містити інформацію, що стосується, насамперед, перевірки окремих питань, що виникають із року в рік (копії статутних та реєстраційних документів);
* поточні, тобто такі, які містять інформацію, що стосується, насамперед, аудиторської перевірки поточних періодів фінансово-господарської діяльності клієнта (каса, банк, реалізація та ін.).
При оформленні робочої документації слід дотримуватися таких вимог:
* на першій сторінці кожного робочого документа вказуються назва аудиторської фірми, назва підприємства, період перевірки та дата перевірки документації клієнта;
* кожному робочому документу дається назва, наприклад: "Аудит основних засобів", "Аудит порядку і проведення інвентаризації";
* для прискорення пошуку необхідної робочої документації кожному документові присвоюється код (шифр).
* на кожному документі проставляється прізвище аудитора, який фактично підготував його.
Робочі документи включають:
* інформацію про юридичну та інформаційну структуру підприємства;
* необхідні витяги або копії юридичних документів, угод і протоколів;
* інформацію про галузь діяльності підприємства та нормативну документацію, яка регулює діяльність підприємства;
* документацію про вивчення та оцінку систем обліку та внутрішнього контролю підприємства;
* документацію про порядок планування аудиту;
* аналіз важливих показників та тенденцій;
* документацію, яка відображає час проведення аудиторських операцій та отриманий результат за кожною з них;
* список фахівців, які виконували аудиторські процедури, та час їхньої роботи;
* висновки сторонніх аудиторів або експертів, яких залучали до перевірки окремих питань діяльності підприємства;
* листування з клієнтом з окремих питань або нотатки про проведені бесіди та обговорення;
* копії листів, надісланих (чи отриманих) до третіх осіб, які мають відношення до перевірки;
* копії фінансових звітів клієнта;
* опис змісту відповідей аудитора на запитання клієнта;
* висновки, зроблені аудитором щодо різних аспектів перевірки.
Необхідно забезпечити достатній рівень розкриття та деталізації процедур аудиту в робочих документах із тим, щоб:
* забезпечити можливість контролю будь-яким аудитором процесу проведення аудиторської перевірки поточного року;
* підтверджувати відповідність проведеної перевірки прийнятим аудиторським нормативам;
* забезпечувати ефективну допомогу будь-яким аудиторам у плануванні та проведенні наступних перевірок підприємства;
* служити аудитору довідковим матеріалом, щоб у разі необхідності він міг надати будь-кому пояснення щодо змісту проведеної перевірки.