Для державного апарату потрібні спеціально підготовлені кадри чиновників-управлінців, які мають необхідну кваліфікацію і професіоналізм. Прошарок людей, зайнятих на роботі в апараті держави, визначають як бюрократію (бюрократ — грец. столоначальник). Даний термін вживають і для негативної характеристики таких проявів у діяльності державного апарату, як формалізм, тяганина, кар'єризм, прагнення до особистої вигоди, корумпованість, байдужість до людей та їх потреб.
Щоб перебороти негативні явища, використовуються демократичні методи і стиль роботи, ціла система спеціально розроблених реально діючих заходів і механізмів, покликаних приборкати, стримати бюрократизацію. Ефективні такі заходи, як заміщення посадових осіб за конкурсом, переведення управлінського апарату на роботу за контрактом, позбавлення державних службовців права брати участь у комерційній діяльності, але одночасно встановлення для них високого рівня заробітної плати (соціально-правова захищеність), яка забезпечує зацікавленість у чесній службі. Управлінський апарат має бути інструментом органів влади, обраних і контрольованих народом.
Для підвищення ефективності і якості функціонування державного апарату необхідно, щоб в основі його організації і діяльності була система принципів.
Принципи організації і діяльності державного апарату — відправні засади, незаперечні вимоги, висунуті до формування ії функціонування державних органів.
Основні принципи організації і діяльності державного апарату:
1) пріоритет прав і свобод людини;
2) єдність і поділ влади;
3) верховенство права — виражається, наприклад, у праві оскарження в суді рішень державних органів, відшкодуванні і шкоди, заподіяної їх незаконними діями;
4) законність;
5) ієрархічність — підлеглість по вертикалі;
6) організаційно-правова зв'язаність діяльності державних
органів і посадових осіб;
7) поєднання виборності і призначуваності;
8) демократизм методів і стилю роботи;
9) змінюваність;
10) поєднання колегіальності та єдиноначальності;
11) гласність і урахування громадської думки;
12) професійна компетентність;
13) економічність, програмування, науковість;
14) право рівного доступу до державної служби.