Порядок митного декларування детально регламентується чинним законодавством. ВМД подається декларантом у митний орган України, у якому проводиться митне оформлення товарів у встановлені строки. Відповідно до ст.87 МК України митна декларація подається митному органу, який здійснює митне оформлення, протягом десяти днів з дати доставлення товарів і транспортних засобів у митний орган призначення. Товари, що переміщуються через митний кордон України громадянами, декларуються митному органу одночасно з пред'явленням цих товарів. Порожні транспортні засоби та транспортні засоби, в яких перевозяться пасажири, у разі в'їзду на митну територію України декларуються митному органу не пізніше трьох годин з моменту прибуття у пункт пропускання на митному кордоні України, а у разі виїзду за межі митної території — не пізніше ніж за три години до перетинання митного кордону України. Зазначені терміни можуть продовжуватися у порядку та на умовах, визначених Кабінетом Міністрів України.
Прийняття ВМД є окремою операцією, яка здійснюється у відділах митного оформлення і контролю спеціально уповноваженими посадовими особами митних органів до початку перевірки заявлених у ВМД відомостей. Митна декларація приймається та реєструється митним органом у порядку, що визначається спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади в галузі митної справи. Подання митної декларації повинно супроводжуватись наданням митному органу комерційних супровідних та інших необхідних документів, перелік яких визначається спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади в галузі митної справи.
Митна декларація приймається митним органом, якщо встановлено, що в ній містяться всі необхідні відомості і до неї додано всі необхідні документи. Дата і час прийняття митної декларації фіксуються службовою особою митного органу, що її прийняла, проставленням позначок на бланку митної декларації та відповідним записом у документах митного органу.
З моменту прийняття митної декларації вона є документом, що засвідчує факти, які мають юридичне значення. Митний орган не має права відмовити в прийнятті митної декларації, якщо декларантом виконано всі встановлені митним законодавством умови. Відмова митного органу в прийнятті митної декларації повинна бути мотивована, а причини відмови письмово повідомлені декларанту.
Прийняття ВМД іншими посадовими чи особами в інших місцях не допускається. В момент подачі ВМД товари мають знаходитися у визначеному митним органам України місці для проведення митного оформлення і контролю. Подача декларантом заповненої відповідно до митного режиму ВМД повинна супроводжуватися поданням у митний орган документів, необхідних для її прийняття. Якщо декларант через особливі причини не може подати повну декларацію, митний орган вправі дозволити подачу тимчасової чи неповної митної декларації. У практиці ряду зарубіжних країн така декларація називається попередньою. Подача тимчасової декларації допускається при митному оформленні товарів, які переміщуються трубопровідним транспортом.
Варто розрізняти неповну і кратну декларацію. Кратна декларація, як правило, зв'язана з розміщенням товарів і транспортних засобів на склад тимчасового збереження до моменту їхнього розміщення під визначений митний режим. Неповна (тимчасова) декларація відрізняється від звичайної митної декларації тільки обсягом інформації, що заявляється митному органу. При цьому декларант заявляє товари і транспортні засоби під конкретний митний режим.
Поряд з тимчасовою (неповною) і періодичною декларацією митним законодавством України передбачена можливість спрощеного порядку декларування. Він застосовується у відносинах з державами — учасниками СНД, а також у випадках, що вимагають оперативного переміщення товарів і транспортних засобів через митний кордон.
У випадку неприйняття посвідчення заявником протягом шести місяців із дня винесення рішення про визнання, а також у випадках невиконання функцій декларанта протягом одного року з дня прийняття посвідчення втрачає силу. Воно може бути скасовано митницею, що видала його, у випадках:
1) кількаразового невиконання передбачених чинним законодавством обов'язків декларанта;
2) виявлення недостовірних даних, що мають істотне значення для ухвалення рішення про допущення до декларування;
3) здійснення передбачених МК України правопорушень;
4) здійснення дій, що порушують права інших декларантів чи суперечать інтересам держави.
Повторна заява про допущення до декларування може бути розглянута лише через рік із дня скасування посвідчення за умови усунення причин чи порушення з дня, коли воно втратило силу. За видачу посвідчення митницею стягується збір у встановленому KM України розмірі. Збір вноситься на рахунок ДМС України.
Державна митна служба України забезпечує офіційну публікацію переліку підприємств, допущених до декларування.
Митні органи України, які здійснюють контроль за переміщенням товарів через митний кордон, при їх оформленні зобов'язані проводити верифікацію сертифікатів про походження товарів з України. Верифікація сертифікатів про походження товарів з України здійснюється Держмитслужбою на підставі запитів митних органів зарубіжних країн протягом не більше 150 днів з дати одержання запиту чи з ініціативи Державної митної служби. На підставі аналізу запитів митних органів зарубіжних країн може здійснюватися вибіркова перевірка сертифікатів. Перевірку сертифікатів здійснює Управління по верифікації сертифікатів Держмитслужби, із залученням регіональних митниць і Центральної митної лабораторії. Законом також передбачено, що в разі потреби для проведення перевірки сертифікатів можуть бути притягнуті фахівці й експерти інших підприємств. Існує кілька форм верифікації сертифікатів:
— перевірка сертифіката на дійсність;
— перевірка правильності даних, внесених у сертифікат, у тому числі критерію походження товару.
Перевірка сертифіката на дійсність (автентичність) здійснюється таким шляхом:
— одержанням відповідної інформації від ТПП (торгово-промислової палати);
— встановленням на підставі даних ТПП вірогідності видачі сертифікату;
— порівнянням даних, внесених у графи сертифіката, з даними ТПП;
— проведенням у разі потреби експертизи бланку сертифіката, відбитка печатки і підпису уповноваженої особи ТПП.
Перевірка правильності даних, внесених у сертифікат, здійснюється таким шляхом:
— встановленням належного застосування правил визначення країни походження, що діють у країні ввозу;
— експертизи критерію походження, що зазначений у сертифікаті;
— встановленням вірогідності іншої інформації, яка міститься в сертифікаті;
— порівнянням товару (чи його фотокопії) з товаром, ідентичним тому, на який видавався сертифікат.
Чинним законодавством передбачено також можливості змін, доповнення та вилучення митної декларація. Відповідно до ст.92 МК України з дозволу митного органу відомості, зазначені у митній декларації, можуть бути змінені чи доповнені, а подана митна декларація відкликана. Зміна, доповнення чи відкликання можуть бути здійснені лише до моменту прийняття митним органом митної декларації до митного оформлення.
Зміна, доповнення та відкликання митної декларації після прийняття митним органом до митного оформлення не допускаються. Внесення до митної декларації змін чи доповнень, які мають істотне значення для застосування процедур митного контролю щодо товарів і транспортних засобів або впливають на умови оподаткування товарів чи застосування до них заходів нетарифного регулювання, здійснюється шляхом подання митному органу нової митної декларації, якщо це не суперечить положенням цього Кодексу.
Службові особи митних органів не мають права заповнювати митну декларацію, змінювати чи доповнювати відомості, зазначені в митній декларації, за винятком внесення до неї відомостей, що належать до компетенції митних органів.