Кожне порушення митних правил повинно бути належним чином письмово зафіксоване. Відповідно до ст. 363 МК України про кожний випадок виявлення порушення вимог МК України уповноважена посадова особа митного органу, яка виявила таке порушення, складає відповідний протокол. Протокол про порушення вимог МК має містити такі дані:
1) дата і місце його складення;
2) посада, прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, яка склала протокол;
3) необхідні для розгляду справи відомості про особу, яка притягується до відповідальності за порушення вимог цього Кодексу, якщо її встановлено;
4) місце, час вчинення та суть порушення вимог цього Кодексу;
5) посилання на статтю цього Кодексу, що передбачає відповідальність за таке порушення;
6) прізвища та адреси свідків, якщо вони є;
7) відомості щодо товарів, транспортних засобів, документів, вилучених згідно із статтею 449 цього Кодексу;
8) інші необхідні для вирішення справи відомості.
Протокол підписується посадовою особою, яка його склала. Якщо
при складанні протоколу була присутня особа, яка притягується до відповідальності за порушення митного законодавства, протокол підписується і цією особою, а за наявності свідків і свідками.
Якщо особа, яка притягується до відповідальності за порушення митного законодавства, відмовляється підписати протокол, до протоколу вноситься відповідний запис. Особа, яка притягується до відповідальності за порушення митного законодавства, має право дати пояснення та висловити зауваження щодо змісту протоколу, а також письмово викласти мотиви своєї відмови від підписання протоколу. Власноручно викладені цією особою пояснення додаються до протоколу, про що до протоколу вноситься відповідний запис із зазначенням кількості аркушів, на яких подано такі пояснення.
У разі складення протоколу особі, яка притягується до відповідальності за порушення митного законодавства, роз'яснюються її права, про що до протоколу вноситься позначка, яка підписується цією особою. У разі потреби в протоколі зазначаються також місце та час розгляду справи про порушення митного законодавства.
Протокол складається у двох примірниках, один з яких вручається під розписку особі, яка притягується до відповідальності.
У разі відмови особи, яка притягується до відповідальності за порушення митного законодавства, одержати його примірник, до протоколу вноситься відповідний запис, який підписується особою, що склала протокол, та свідками, якщо вони є, після чого зазначений примірник надсилається цій особі за повідомленою нею або наявною в митному органі адресою (місце проживання або фактичного перебування). Протокол вважається врученим, навіть якщо особа, яка вчинила порушення митного законодавства і притягується до відповідальності, не перебувала за повідомленою нею адресою, або місце проживання чи фактичного перебування було названо нею неправильно.
Протокол, а також вилучені товари, предмети транспортні засоби та документи, зазначені в протоколі, передаються до митного органу, в зоні якого виявлено порушення.