Форма № 8 ДР – це відомість про суми виплачених доходів і утриманих сум прибуткового податку за квартал.
Вона заповнюється згідно з Порядком заповнення та подання юридичними особами всіх форм власності й фізичними особами – суб’єктами підприємницької діяльності відомостей форми № 8 ДР.
Відповідно до пункту 1.2 зазначеного Порядку до податкових органів її подають:
- підприємства, установи, організації всіх форм власності, включаючи Національний банк України та його установи, комерційні банки, інші фінансово-кредитні установи,
- фізичні особи – суб’єкти підприємницької діяльності, які виплачують доходи фізичним особам.
Також дія цього пункту поширюється і на фізичних осіб – суб’єктів підприємницької діяльності, які є платниками єдиного податку, фіксованого податку.
Зазначені особи до довідки ф. № 8 ДР заносять інформацію про всіх фізичних осіб, які перебували з ними в трудових відносинах, незалежно від того, отримували громадяни доход у звітному періоді чи ні, та засновників (громадян) господарських товариств, яким провадилися виплати у звітному періоді. Тобто необхідно подавати дані про всіх працівників по штату, за сумісництвом, а також працюючих за договорами цивільно-правового характеру.
Також подаються дані про фізичних осіб – засновників, якщо їм виплачувалися доходи у звітному періоді, фізичних осіб, яким виплачувалася плата за оренду, поставку товарів, робіт, послуг, продаж акцій, різні види благодійності, матеріальної допомоги та будь-яких інших виплат.
З 16.06.2003 року з'явилася нова графа, що має назву „Сума нарахованого доходу (грн. коп.)”. Графу 4 „Сума утриманого прибуткового податку (грн. коп.)” розділено на дві графи: 4 „нарахованого (грн. коп.)” та 4а „перерахованого (грн. коп.)”. З метою збереження звичної нумерації граф нові графи мають нумерацію 3а („Сума нарахованого доходу”) та 4а („Сума утриманого прибуткового податку нарахованого”).
Тепер у відомостях ф. №8ДР зазначатимуться дані про всі нараховані та виплачені фізичним особам доходи. Згідно з п. 2.1 Порядку, відомості подаються юридичними особами та фізичними особами — суб'єктами підприємницької діяльності незалежно від того, чи одержували громадяни у звітному періоді доходи, а саме про всіх фізичних осіб, які:
перебували з ними у трудових відносинах незалежно від того, чи одержували громадяни дохід у звітному періоді;
перебували з ними в цивільно-правових відносинах;
отримували від них виплати у звітному періоді.
Нагадаємо, що раніше ф. №8ДР подавалася про всіх фізичних осіб, які перебували з суб'єктами підприємницької діяльності у трудових відносинах, та засновників (громадян) господарських товариств, яким проводилися виплати у звітному періоді.
Про подання довідки про осіб, яким виплачувалися доходи на підставі договорів цивільно-правового характеру (підприємці, підрядчики тощо), у Порядку прямо не вказувалося, хоча опосередковано про це йшлося у пп. 2.6.5, що давало привід працівникам податкових органів вимагати подання ф. №8ДР і щодо таких осіб, зокрема підприємців. Тепер у новій редакції п. 2.1 Порядку на це прямо вказано. Зауважимо, що покупці товарів (робіт, послуг) теж вважаються особами, які перебувають з СПД у цивільно-правових відносинах. Проте це не означає, що на кожного з них треба подавати відомості. Зважаючи на назву останніх — „...про нараховані та виплачені фізичним особам суми доходів...”, відомості ф. №8ДР потрібно подавати лише щодо осіб, яким передбачається нарахування і виплата доходу (у грошовій чи натуральній формі).
Відомості ф. №8ДР також подаються на осіб, які хоча не перебувають з СПД ані у трудових, ані у цивільно-правових відносинах, однак одержують певні доходи у грошовій чи натуральній формі (компенсаційні виплати, вихідна допомога звільненим працівникам, дивіденди засновникам тощо),
У графі За відображається дохід за звітний квартал, нарахований фізичній особі. Нарахований прибутковий податок на суму доходу, вказану у графі 3а, зазначається у графі 4а. Як бачимо, у такому разі відомості повністю замінюють інформацію, що вказувалася раніше у довідці за ф. №2.
Змінами, внесеними Наказом №164, розширено Довідник ознак доходів у додатку до Порядку новою ознакою доходу: „13” — „Факт розрахунку (виплати доходів) з фізичною особою — суб'єктом підприємницької діяльності без утримання податку”. У такому випадку йдеться про доходи, виплачувані фізичним особам — суб'єктам підприємницької діяльності, які сплачують авансові платежі прибуткового податку, є платниками фіксованого податку або ж перебувають на спрощеній системі оподаткування. Якщо підприємець надасть квитанцію про сплату авансових внесків з прибуткового податку, або патент про сплату фіксованого податку (якщо він перебуває на загальній системі оподаткування), або свідоцтво про сплату єдиного податку (якщо це підприємець-спрощенець), то щодо таких осіб прибутковий податок у джерела виплати не утримується. Якщо ж підприємець таких документів не подає, то у джерела виплати прибутковий податок утримується за ставкою 20%, у відомості ф. №8ДР у графі 5 вказується ознака доходу „05” (дохід, отриманий через комісійну торгівлю).
Вартим уваги є доповнення пп. 2.6.12 Порядку новим абзацом, відповідно до якого „у разі регулярнішої виплати заробітної плати (без затримки) заробітна плата, що виплачується у встановлені строки в наступному місяці, повинна бути відображена у відомостях за той період, у який входить попередній місяць, у якому заробітну плату було нараховано”. У пп. 2.6.12 Порядку щодо заповнення Відомостей ф. №8ДР у разі регулярної виплати зарплати наведено приклад, в якому зазначено, що „до відомостей за І квартал включається заробітна плата за січень (нарахована у січні та виплачена у лютому), за лютий (нарахована у лютому та виплачена у березні), за березень (нарахована у березні та виплачена у квітні”. Отже, якщо на підприємстві зарплата виплачується у встановлені строки (регулярно), то незважаючи на те, що (аналізуючи приклад) нарахована в березні зарплата виплачується лише у квітні, про неї вказуватиметься у графі 3 „Сума виплаченого доходу (грн. коп.)” Відомостей ф. №8ДР за І квартал.
Якщо ж зарплата виплачується нерегулярно, частинами за попередні періоди, у графі 3 треба вказати нараховану частину доходу за фактом виплати і утримання прибуткового податку.
У графі 2 “Ідентифікаційний номер” відображається десяти розрядний ідентифікаційний номер фізичної особи, про яку надається інформація у відомості.
У графі 3 “Сума виплаченого доходу” відображається будь-який доход (за звітний квартал) без вирахування прибуткового податку, пенсійного збору та внесків до Фонду страхування з тимчасової непрацездатності і Фонду страхування на випадок безробіття. При цьому немає значення, в якому періоді був нарахований доход, але якщо виплата такого доходу здійснюється у звітному періоді, то суми такого нарахованого доходу відображаються у довідці ф. № 8 ДР за звітний квартал. Також якщо заробітна плата виплачується нерегулярно, частинами за попередні періоди, то у графі 3 потрібно вказувати нараховану частину доходу за фактом виплати та утримання прибуткового податку. Якщо працівники не отримували протягом звітного періоду ніяких доходів, то їх дані обов’язково включаються до довідки ф. № 8 ДР із зазначенням у графі 3 суми виплаченого доходу “0”.
У графі 4 “Сума утриманого прибуткового податку” відображається фактично утримана сума прибуткового податку у звітному періоді.
У графі 5 “Ознака доходу” відображається ознака доходу згідно з переліком ознак:
01 – доход за основним місцем роботи;
02 - доход за неосновним місцем роботи;
03 – матеріальна допомога;
04 – дивіденди;
05 – доход, отриманий через комісійну торгівлю;
06 – доход за договором оренди майна;
07 – інші види доходів;
08 - суми, одержувані працівниками на відшкодування шкоди, заподіяної їм каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я, пов’язаним з виконанням ними трудових обов’язків, а також у зв’язку із втратою годувальника;
09 – суми, перераховані на пенсійні рахунки громадян.
За ознаками доходів, з яких відповідно до чинного законодавства прибутковий податок не утримується або не утримується у джерела виплати, у графі 4 довідки проставляється цифра “0”.
Про кожну фізичну особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів у неї було.
У графі 6 “Дата прийняття на роботу” відображається дата (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізичної особи на роботу. Наприклад, якщо трудовий договір з працівником укладено 23 жовтня 2001 року, то у графі 6 необхідно вказати 23.10.2001. Ця графа заповнюється тільки на тих осіб, які приймались на роботу у звітному кварталі.
У графі 7 “Дата звільнення з роботи” відображається дата (число, порядковий номер місяця, рік) звільнення фізичної особи з роботи. Графа 7 заповнюється тільки на тих осіб, які були звільнені у звітному періоді за основним місцем роботи або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді.
Для фізичних осіб, які не змінювали місце роботи в звітному періоді, графи 6 і 7 не заповнюються.
У графі 8 “Ознака пільги щодо прибуткового податку” відображають ознаку пільги згідно з довідником ознак пільг щодо прибуткового податку. Такий запис роблять тільки для фізичних осіб, які мали пільги щодо прибуткового податку у звітному періоді з чинним законодавством, за винятком пільги у розмірі неоподатковуваного мінімуму за місцем їхньої основної роботи. За відсутності у фізичної особи пільг у звітному періоді графа 8 не заповнюється.
У разі відсутності у працюючих доходів у звітному періоді обов’язково заповнюється відомість із внесенням порядкових номерів до графи 1, десяти розрядних ідентифікаційних номерів працюючих – до графи 2, нулів – до граф 3, 4 та 8 і ознаки доходів – до графи 5.
В останньому рядку ф. № 8 ДР вказуються загальні суми: виплаченого доходу по графі 3 та утриманого прибуткового податку – по графі 4. У кінці довідки проставляється кількість заповнених рядків, кількість фізичних осіб, на яких подано інформацію, та кількість аркушів у довідці.
Також необхідно вказувати ідентифікаційні номери директора підприємства і головного бухгалтера та їх прізвища.
Відомість ф. № 8 ДР обов’язково підписується керівником та головним бухгалтером і завіряється печаткою. Фізичні особи – суб’єкти підприємницької діяльності довідку ф. № 8 ДР завіряють підписом.
Відомість ф.№ 8 ДР подається до органів державної податкової служби щоквартально до 15 числа місяця, наступного за звітним періодом.