На рахунку 92 “Адміністративні витрати” відображають і накопичують протягом року витрати, пов’язані з управлінням та обслуговуванням підприємства. Витрати на управління та обслуговування підприємства (загальногосподарські витрати), на відміну від попереднього порядку, не розподіляються між реалізованою та нереалізованою продукцією, а списуються щомісяця або в кінці року на фінансові результати основної діяльності в загальній сумі наростаючим підсумком з початку року з кредиту рахунку 92 на дебет субрахунку 791 “Результати основної діяльності”.
Раціональна організація аналітичного обліку витрат взагалі та аналітичний облік адміністративних витрат зокрема мають важливе значення для визначення їх рівня, контролю й аналізу, а також об’єктивного визначення фінансових результатів діяльності підприємства.
Організація і порядок ведення аналітичного обліку витрат підприємства розглядається на прикладі аналітичного обліку до рахунку 92 “Адміністративні витрати” (табл. 10). Аналітичний облік до синтетичних рахунків 23, 91, 93, 94 та інших рахунків витрат доцільно вести аналогічно як до рахунку 92 “Адміністративні витрати”, враховуючи, що витрати на виробництво продукції (робіт, послуг) та загальновиробничі витрати списуються на виробничу собівартість продукції (робіт, послуг) щомісячно.
До видання галузевих методичних рекомендацій з обліку затрат і калькулювання собівартості готової продукції (робіт, послуг) згідно з пунктом 18 ПСБО 16 “Витрати” рекомендується вести аналітичний облік адміністративних витрат за наступною номенклатурою статей:
– за дебетом:
1. Загальні корпоративні витрати (організаційні витрати, витрати на проведення річних зборів, представницькі витрати тощо).
2. Витрати на службові відрядження і утримання апарату управління підприємством та іншого загальногосподарського персоналу.
3. Витрати на утримання основних засобів, інших матеріальних необоротних активів загальногосподарського використання (операційна оренда, страхування майна, амортизація, ремонт, опалення, освітлення, водопостачання, водовідведення, охорона).
4. Винагороди за професійні послуги (юридичні, аудиторські, з оцінки майна тощо).
5. Витрати на зв’язок (поштові, телеграфні, телефонні, телекс, факс тощо).
6. Амортизація нематеріальних активів загальногосподар-ського використання.
7. Витрати на врегулювання спорів у судових органах.
8. Податки, збори та інші передбачені законодавством обов’язкові платежі (крім податків, зборів та обов’язкових платежів, що включаються до виробничої собівартості продукції, робіт, послуг).
9. Плата за розрахунково-касове обслуговування та інші послуги банків.
10. Інші витрати загальногосподарського призначення.
– за кредитом:
1. Списання сальдо адміністративних витрат на фінансові результати.
З метою контролю і аналізу окремих видів адміністративних витрат в аналітичному обліку доцільно виділити окремі субстатті за видами цих витрат. Наприклад, до статті 2 “Витрати на службові відрядження і утримання апарату управління підприємством та іншого загальногосподарського персоналу”:
2.1. Витрати на службові відрядження.
2.2. Витрати на заробітну плату.
2.3. Витрати на страхування.
2.4. Витрати на додаткові виплати.
2.5. Витрати на навчання.
2.6. Інші витрати на утримання апарату управління підприємством.
Аналітичний облік витрат до рахунку 92 "Адміністративні витрати" рекомендується вести в спеціальній відомості (книзі), як показано в таблиці 10.
Як видно із даних таблиці, в аналітичному обліку до рахунку 92 "Адміністративні витрати" протягом звітного року накопичуються витрати підприємства на управління для заповнення відповідної статті звіту (рядок 070) за кожний квартал і за звітний рік. Дані аналітичного обліку адміністративних витрат необхідні також для їх контролю та аналізу, при якому, в першу чергу, суми фактичних витрат порівнюються із сумами адміністративних витрат за кошторисом.
Аналітичний облік до всіх інших синтетичних рахунків витрат виробничих і торговельних підприємств доцільно вести аналогічно, як рекомендовано вести аналітичний облік адміністративних витрат.
Порядок розподілу адміністративних витрат на окремі види основної діяльності підприємства з метою визначення в управлінському обліку їх рентабельності та ефективності Інструкцією не встановлений. Тому підприємство при веденні управлінського обліку повинно вирішувати це питання самостійно з врахуванням специфіки діяльності за аналогією з розподілом загальновиробничих витрат.