Інвентаризація основних засобів в підприємствах проводиться відповідно до вимог Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів, розрахунків та інших активів, затвердженої наказом Мінфіну України від 11.08.94 р. №69.
Інвентаризація основних засобів має проводитися не рідше одного разу на рік (але не раніше 1 жовтня). Інвентаризацію будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних засобів дозволено проводити один раз у три роки, а бібліотечних фондів — один раз у 5 років, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим:
 при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в АТ, а також в інших випадках, передбачених законодавством;
 перед складанням річного звіту, крім майна, цінностей і зобов'язань, інвентаризація якого проводилася не раніше 1 жовтня звітного року;
 у разі зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);
 під час виявлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день виявлення таких фактів);
 за рішенням судово-слідчих органів;
 у разі стихійного лиха, пожежі, аварії та в інших випадках, передбачених законодавством.

Інвентаризацію основних засобів проводить комісія, призначена наказом керівника підприємства, з компетентних осіб, які знають об'єкт інвентаризації, ціни. первинний облік. Очолює комісію керівник або його заступник.
Результати інвентаризації записують в інвентаризаційну відомість (ф. інв-І), яку складають за кожним місцезнаходженням об'єкта посадові особи, відповідальні за їх збереження. Форма опису забезпечує відображення даних інвентаризації на три дати з метою скорочення обсягу робіт під час щорічного проведення Інвентаризації основних засобів. При виявленні об'єктів основних засобів, які не взяті на облік, або при виявленні недостачі складають належні акти.
Об'єкти основних засобів, які раніше не були прийняті на облік, оцінюють за відновною вартістю і зараховують до складу інших доходів від звичайної діяльності.
Недостача об'єктів основних засобів за залишковою вартістю списується з кредита рахунка 10 «Основні засоби» на дебет рахунка 976 «Списання необоротних активів». Сума зносу, нарахована по цих об'єктах, відображається записом по дебету рахунка 131 «Знос основних засобів» і кредиту рахунка 10 «Основні засоби».
Після прийняття рішення керівником (власником) підприємства сума завданих збитків від недостачі (псування) основних засобів відноситься на рахунок винних осіб записом:
Д-т рах. 375 «Розрахунки по відшкодуванню завданих
збитків»
К-т рах. 716 «Відшкодування раніше списаних активів».

Якщо на час виявлення недостачі основних засобів винні особи не були встановлені, то вартість таких засобів відображається на забалансовому рахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей». Після встановлення винуватців недостачі (псування) основних
засобів сума, що підлягає відшкодуванню, відображається по дебету рахунка 375 «Розрахунки по відшкодуванню завданих збитків» і кредиту рахунка 716 «Відшкодування раніше списаних активів» з одночасним списанням цієї суми з кредита рахунка 072 «Невідшкодовані нестачі і
втрати від псування цінностей».
Сума, що підлягає відшкодуванню, визначається згідно з вимогами Порядку оцінки збитку від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 № 116 (з доповненнями, внесеними постановами
Кабінету Міністрів України від 27.08.96 № 1009, від 20.01.97 №34, від 15.02.97 № 1402). Згідно з цим Порядком розмір збитку від недостачі основних засобів визначається виходячи з балансової вартості основних засобів (за вирахуванням амортизаційних відрахувань), але ненижче 50% їх балансової вартості на день виявлення недостачі з урахуванням індексів інфляції, - відповідного розміру ПДВ і акцизного збору (по підакцизних засобах) за формулою

РЗ = [(БВ – А)· Іінф + ПДВ +Аз]· 2

де Рз - розмір збитку; Бв - балансова вартість; А - амортизаційні відрахування; Іінф - загальний індекс інфляції (визначений Держкомстатом України); ПДВ – податок на додану вартість; Аз - акцизний збір; 2 – коефіцієнт, який застосовується до визначеної суми <по недостачі основних засобів). Сума відшкодованого матеріально відповідальними особами збитку відображається по дебету рахунків ЗО «Каса», ЗІ «Розрахунки в банках» або рахунка 66 «Розрахунки з оплати праці» (якщо керівником прийнято рішення про утримання суми збитку із заробітної плати винної особи) і кредиту рахунка 375.
Із відшкодованої суми покриваються збитки підприємства по недостачі (псуванню) основних засобів, решта суми підлягає перерахуванню до бюджету, що в бухгалтерському обліку відображається записом по дебету рахунка 716 «Відшкодування раніше списаних активів» у кореспонденції з кредитом рахунка 642 «Розрахунки за обов'язковими платежами».
Матеріали інвентаризації і рішення щодо у регулювання розходжень затверджуються керівником підприємства і підлягають відображенню в обліку того місяця, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше останнього місяця звітного року.