Робота по збору інформації та вивченню фірм-партнерів повинна бути добре організована і методично забезпечена. І головне - ця робота повинна проводитися постійно й сумлінно.
Оперативно-комерційна робота по вивченню фірм повинна використовувати різні аспекти: збір інформації про фірми, з якими передбачається підписання угод; спостереження за фірмами, з якими підписані угоди; пошук нових фірм-партнерів; вивчення фірм-конкурентів, які відіграють провідну роль на ринках, що нас цікавлять.
Вивчення фірм, діючих на окремих ринках, складається зі збору інформації про фірму і систематизації зібраних відомостей.
Інформація про фірму, одержана з різних джерел, підбирається й систематизується в досьє на фірму. Питання, за якими підбирається матеріал для досьє, можна поділити на дві групи:
1) пов'язані із загальною характеристикою фірми, враховуючи вид діяльності, номенклатуру виробництва і торгівлі, роль фірми на ринку даного товару;
2) питання за спеціальними аспектами, пов'язані безпосередньо з підписанням контрактів.
До останніх відносяться питання, що характеризують кредитоздатність, фінансове становище фірми, завантаження замовленнями, зацікавленість в одержанні замовлень від іноземних партнерів, вияснення її взаємодії з іншими фірмами і державними органами, а також ділова характеристика представників фірми, з якою передбачається проведення переговорів. Найбільш цінною інформацією для досьє вважаються відомості, одержані при особистому знайомстві з фірмою. Ці відомості доповнюються інформацією з фірмених довідників.
Досьє фірми складається з ряду документів. До них відносяться:
1) карта фірми;
2) відомості про переговори з фірмою;
3) відомості про ділові контакти. Карта фірми - це базовий документ. Він являє собою анкету, запитання якої характеризують різні сторони діяльності фірми, а саме:
1) країна, поштова адреса, телефон, факс;
2) рік заснування;
3) предмети торгівлі, виробництва чи характер послуг;
4) виробничі потужності, торгівельний обіг, число робітників;
5) дані, що характеризують фінансове становище;
6) філіали, дочірні підприємства, участь та інші зв'язки;
7) найважливіші конкуренти;
8) власники, керівники фірми, особи, що мають безпосередній контакт з фірмою;
9) обіг, в т.ч. на різних ринках;
10) негативні сторони, що характеризують фірму (невиконання зобов'язань, рекламації, арбітражні й судові справи і т.д.).
Крім даних, які перераховані в карті, в досьє фірми повинні бути і такі відомості, як:
1) характеристика власників, керівників фірми, які безпосередньо контактують з вашими організаціями;
2) дані про баланси фірми за господарський рік;
3) дані про розвиток торгових відносин з фірмою (відомості про поведінку фірми під час переговорів про підписання угод, про хід їх реалізації, про результати угод, про зацікавленість фірми в роботі на українському ринку). Карта фірми являється необхідним джерелом її вивчення. При вивченні державних, напівдержавних і кооперативних організацій поряд з картою фірм використовують ще й інші матеріали.
Важливе місце в досьє займають названі вище документи:
"відомості про переговори" і "відомості про ділові контакти". Вони охоплюють інформацію, джерелом якої являються особисті спостереження і враження оперативних робітників, отримані в процесі переговорів, в ході виконання контрактів і відвідання підприємств фірми.
Досьє на фірму поповнюється систематично. При цьому перед початком фінансового року і при підготовці великих угод важливо зібрати відомості про фінансове становище контрагента незалежно від наявності даних за минулий період.
Свій варіант досьє на фірму може підготовити для себе кожна організація. Разом з тим, для проведення даної роботи можна використати каталог спеціалізованих організацій і відомств.
Існує велика кількість показників оперативної і фінансової звітності фірми, з допомогою яких дається оцінка результатів її діяльності. Основними формами звітності фірми, які використовуються для аналізу, являються баланс, рахунок прибутку й втрат, розрахунок надходжень і витрат грошових засобів.
Баланс - документ, що відображає у вартісному відображенні активи фірми і джерела їх формування за станом на визначену дату, частіше на кінець кварталу чи року.
Рахунок прибутку і втрат відображає результати господарської діяльності фірми за звітний період і поряд з балансом являється важливою обов'язковою формою фінансової звітності акціонерних товариств.
Рахунок надходжень і витрат засобів дозволяє визначити об'єм самофінансування і фінансування за рахунок позичених засобів, поточних капітальних вкладень та інших витрат.
Показники, що використовуються в процесі аналізу, можна поділити на абсолютні й відносні.
До абсолютних відносяться різні дані, що характеризують масштаб операцій фірми, її виробничі потужності, результати виробничої діяльності і т.д. В більшості випадків ці дані беруться з її фінансової й оперативної звітності.
Відносні показники являють собою різні коефіцієнти чи відносини, вирахувані шляхом співвідношення абсолютних показників один з одним. Всю сукупність абсолютних і відносних показників можна об'єднати в групи показників, що характеризують економічний потенціал фірми, ефективність її діяльності, конкурентноздатність і фінансове становище.
Вибір тих чи інших показників, що характеризують фірму, залежить від мети, яку ставить перед собою підприємство при виборі іноземного партнера. В будь-якому випадку найбільш важливими факторами, якими необхідно керуватися, являються: репутація фірми і її продукції, надійне фінансове становище і платоспроможність, достатній виробничий і науково-технічний потенціал.
Ключові поняття: контрагенти, критерії класифікації фірм, вибір іноземних партнерів, фактори вибору партнерів, принципи вибору партнерів, степінь солідності, ділова репутація, становище фірми на ринку, вивчення фірми партнера, джерела інформації, фірмені довідники, досьє на фірму, карта фірми.