Якщо розпорядник бюджетних коштів правильно організовує роботу по визначенню основних джерел даних, необхідних для оцінки програм під час розробки та вибору показників результативності, безпосередньо процес збору даних не є складним.
Дані, які розпоряднику бюджетних коштів необхідно зібрати, залежать від показників, які були вибрані. До певної міри вибір показників результативності залежить від наявних даних. Для кожного результативного показника, розпорядник бюджетних коштів повинен спочатку вирішити "що збирати?", "коли збирати?", "яким чином?" і "хто буде збирати?" дані.
Збір даних по результативних показниках має відповідати наступним критеріям:
• доступність: Чи доступні дані в цей час? Якщо ні, чи можуть вони бути
зібраними взагалі (або пізніше)? Чи є більш важливі показники, для яких можна зібрати дані?
• точність: Чи є дані достатньо достовірні? Чи існує заниження або
завищення показників? Чи піддаються дані перевірці чи звітності?
• періодичність: Чи достатньо даних для того, щоб проводити оцінку?
Як часто необхідно аналізувати дані для того, щоб отримати найбільш точний результат (наприклад, щомісяця, щокварталу, кожних півроку тощо)?
• вартість збору даних: Яка вартість збору даних? Чи доступна інформація
щодо важливих ресурсів (наприклад, штатна чисельність персоналу)? Чи є збір даних економічно ефективним (чи корисність від отримання цих даних перевищує витрати, передбачені на збір цих даних)?
Найбільш складним завданням при зборі даних є вибір показників ефективності та якості для визначення впливу та взаємозв'язку між бюджетними призначеннями та результатами виконання програми. Коли приймається рішення щодо того, які дані збирати, відповідність даних є важливішою, ніж їх деталізованість. Наприклад, кількість людей, які проходять навчальний курс, - 25 студентів, відображає точність. Якщо ж написати - 12 чоловіків та 13 жінок, то цей показник відмічає зайві деталі.