Системна обробка інформації по обліку і контролю грошових коштів і фінансово розрахункових операцій, зведеного аналітичного і синтетичного обліку передбачає облік в п’яти основних самостійних, але взаємозв’язаних групах.
До першої групи відноситься облік готівки і руху коштів, які відображаються на синтетичних рахунках №50 “Каса”, №51 “Розрахунковий рахунок” та інші. На цю групу покладається забезпечення повного, достовірного і своєчасного обліку готівки і коштів та дієвого контролю за дотриманням касової і розрахункової дисципліни, а також за наявністю грошей, їх збереженням і правильним використанням.
До другої групи відноситься облік кредитів банків і фінансування підприємства, які здійснюються на синтетичних рахунках №90 “Короткострокові позики банків”, №92 ”Довгострокові кредити банків” та інші. Основним завданням цієї групи являється своєчасний і достовірний облік по розрахунках з банками за одержані позики або кредити, а також облік і контроль за фінансуванням капітальних вкладень тощо.
Третя група пов’язана з розрахунковими операціями, для яких одна частина інформації запозичується з розглянутих вище (див. п.п. 5.2; 5.3; 5.4; 5.5; 5.6) ділянок обліку, друга частина – з банківських операцій. Результати формуються на синтетичних рахунках №60 “Розрахунки з постачальниками і підрядчиками”, №64 “Розрахунки з покупцями і замовниками”, №69 “Розрахунки по соціальному страхуванню”, №71 “Розрахунки з підзвітними особами”, №73 “Розрахунки з бюджетом” та інші. Методика аналітичного обліку розрахунків розглянута раніше: з постачальниками матеріальних цінностей (див. п. 5.3), покупцями готової продукції (див. п. 5.5), бюджетом, дебіторами і кредиторами, підзвітними особами, робітниками і службовцями, по депонентських сумах (див. п. 5.4) тощо. Основним завданням цієї групи являється повний, своєчасний і достовірний облік і контроль за всіма видами розрахунків з різними підприємствами і організаціями, робітниками і службовцями, фінансовими і профспілковими органами, дебіторами і кредиторами тощо.
Четверта група пов’язана з обліком реалізації матеріальних цінностей (див. п. 5.3), готових виробів, виконаних робіт і послуг (див. п. 5.5), які відображаються на синтетичних рахунках №45 “Товари відвантажені, виконані роботи і послуги”, №46 “Реалізація” та інші. Як видно, ця група також пов’язана з іншими, зазначеними вище, ділянками обліку.
До п’ятої групи відноситься облік фінансових результатів і використання прибутку, що здійснюються на синтетичних рахунках №80 “ Прибутки і збитки”, №81 “Використання прибутку” та інші. Основним завданням цієї групи є достовірний, повний і своєчасний контроль за прибутком, збитком, доходами майбутніх звітних періодів, використанням грошей за рахунок прибутку, кредитів, позик тощо.
До обліку коштів також можна віднести формування і облік різних фондів, а також різних резервів, які відображаються на синтетичних рахунках №87 “Фонди економічного стимулювання”, №88 “Фонди спеціального призначення” та інші.
Таким чином, системна обробка інформації по обліку грошових коштів, розрахункових, кредитних та інших операцій забезпечує:
аналітичний і синтетичний облік касових і банківських операцій за готівкою і рухом коштів, цінних паперів тощо;>
аналітичний і синтетичний облік кредитів і позик банків;
аналітичний і синтетичний облік (разом з другими ділянками) розрахунків з постачальниками матеріальних цінностей, покупцями готової продукції, дебіторами і кредиторами, бюджетом та іншими організаціями;
аналітичний і синтетичний облік підзвітних, депонентських та інших сум;
аналітичний і синтетичний облік (разом з другими ділянками) відвантажених і реалізованих товарів, виконаних робіт і послуг;
аналітичний і синтетичний облік результатів господарської діяльності підприємства, формування різних фондів тощо;
складання різних розшифровок, що стосуються обліку і контролю грошових коштів, розрахункових, кредитних та інших операцій;
складання даних для заповнення бухгалтерської зведеної звітності;
контроль над операціями руху коштів, своєчасного проведення розрахунків з різними організаціями, установами і підприємствами, своєчасного погашення банківських кредитів і позик, дебіторської і кредиторської заборгованості, виплати і перерахування в доход державі депонентських сум тощо;
своєчасне і в повній мірі інформування керівників і фахівців різних рівнів про наявність, рух і використання коштів, фінансово-розрахункові операції, формування різних фондів, використання прибутку тощо.
Первинні дані, на основі яких формуються фактичні показники по обліку грошових коштів і фінансово-розрахункових операцій, відображаються у типових формах первинних документів. В окремих випадках замість первинних документів можна використовувати накопичу вальну відомість, у якій дані записуються у хронологічному порядку. Збирання цих даних здійснюється за порядком, який описаний у розділі 4. фрагмент з переліку основних первинних документів і формуємих на їх основі оперативних масивів з приведенням їх основного змісту по обліку грошових коштів і фінансово-розрахункових операцій приведений у табл. 5.12.
Організація системної обробки інформації по обліку грошових коштів і фінансово-розрахункових операцій дозволяє одержувати всі необхідні показники, які використовуються як в управлінні виробництвом і проведенні економічного аналізу господарської діяльності, так і для обліку, контролю і складання установленої зведеної бухгалтерської звітності. Фрагмент з переліку основних вихідних показників, що формуються у блоці 6 при автоматизації обліку грошових коштів і фінансово-розрахункових операцій, та їх інформаційне забезпечення приведений у табл. 5.13. Формування цих показників здійснюється у різних аспектах і за різні періоди часу, а також з початку року наростаючим підсумком.
Створення автоматизованих робочих міст фахівців, що відповідають за облік грошових коштів, фінансово-розрахункових, кредитних та інших операції, а також наявність баз даних, у яких нагромаджуються всі необхідні дані, дозволяє своєчасно і в повній мірі збирати і оброблювати цю інформацію в потрібних аспектах і видавати її користувачам як на екрані ПЕОМ, так і на папір.
Порядок формування даних розглянемо на прикладі складання оборотних відомостей, які характеризують розрахункові операції з покупцями готової продукції у звітному періоді по підприємству, або за короткий проміжок часу, наприклад, тиждень. Мета формування цих даних – забезпечити своєчасний і достовірний облік і контроль за розрахунковими операціями по номерах розрахункових документів і покупцях. Складені відомості відображають аналітичний облік розрахунків з покупцями готової продукції і використовуються бухгалтерією для відображення, контролю і аналізу стану розрахунків, а також наступного вивірення розрахунків з покупцями (при необхідності). Оперативні відомості відображаються на екрані ПЕОМ, звітні – на папері.
Щоб одержати зазначені відомості використовують, з одного боку, оперативний масив обліку відвантаження готової продукції покупцям OPOTGRI (див. табл. 5.9.), з другого – оперативний масив обліку наявності і руху коштів на банківських рахунках OPBANKF (синтетичні рахунки №№ 50, 51 та інші), масив вхідного сальдо по операціях розрахунків за готову продукцію SOPBANKF і масив бібліотеки форм документів БФД. Записи в указаних масивах розташовуються по зростанню ключових ознак: код покупців, номер розрахункових документів. В оборотній відомості обліку розрахунків з покупцями, наприклад, за звітний період є: код (а інколи і ім’я) покупців, номер і дата документів, вид операції руху, кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку по дебету і кредиту, вхідне сальдо (дебетове або кредитове), обороти по дебету і кредиту, вихідне сальдо (дебетове або кредитове). У кінці відомості є контрольні підсумки сум.
Оборотна відомість включає дві частини: перша частина – оплачені документи, друга частина – неоплачені документи.
У першій частині – оплачені документи – є два записи за кожним номером документа: верхній рядок відображає подані до оплати покупцям суми за готову продукцію, нижній – оплачені суми, тобто ті, які поступили на рахунок банку. Коли ці суми тотожні, графи вихідного сальдо не заповнюються. Часткові оплати поданих сум або переплати видно в графах вихідного сальдо. Ці суми формуються в масив вхідного сальдо SOPBANKF, який у наступному місяці буде використаний для складання аналогічної відомості. Контрольні підсумки цієї частини відомості характеризують величину реалізованої продукції у звітному періоді.
У другій частині – неоплачені документи – є записи щодо кожного документа тільки одним рядком, який відображає суму, що підлягає оплаті за відвантажену готову продукцію. Ця сума фіксується і в графі вихідного сальдо, яке потім формується у зазначений вище масив вхідного сальдо SOPBANKF.
Вихідне сальдо на кінець місяця за кожним розрахунковим документом покупця визначається як різниця підсумку сум вхідного сальдо по кредиту на початок місяця і поданої до оплати суми, з одного боку, і підсумком сум вхідного сальдо по дебету на початок місяця і оплаченої суми по дебету, - з другого. Складена таким чином оборотна відомість є аналітичною розшифровкою розрахунків з покупцями і використовується для відображення відповідних да6их у звітному періоді, а також для аналізу стану цих розрахунків з покупцями за більш короткий проміжок часу, наприклад тиждень, оборотну відомість складають і виводять на екран ПЕОМ.
Аналогічно складають оборотні відомості розрахунків з іншими суб’єктами обліку.
Таблиця 5.12
Фрагмент з переліку основних первинних документів і формуємих на їх основі оперативних масивів по обліку грошових коштів і фінансово-розрахункових операцій
1. Прибутковий (видатковий) касовий ордер – PRKASF (RASKASF)
Оперативний масив прибуткових (видаткових) касових операцій – OPPRKSF (OPRSKSF)
Основний зміст: номер і дата документа; коди виду операції руху, призначення або використання коштів; табельний номер підзвітної особи (депонента тощо); сума; кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку по дебету і кредиту
2. Платіжна вимога (платіжне доручення, банківський ордер тощо) - PLBANKF
Оперативний масив обліку наявності та руху коштів на банківських рахунках – OPBANKF
Основний зміст: номер і дата документа; коди виду операції руху, постачальника, покупця або іншої організації, виду призначення грошей; загальна сума по документу, в тому числі націнка, знижка, за тару, податок на добавлену вартість тощо; кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку по дебету і кредиту; строк погашення кредиту або позики
3. Авансовий звіт підзвітних осіб - AVOTF
Оперативний масив обліку сум авансового звіту підзвітних осіб – OPAVOTF
Основний зміст: номер і дата документа, коди виду операції руху і призначення грошей, табельний номер підзвітної особи, сума, кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку по дебету і кредиту
4. Масив вхідного (вихідного) сальдо по операціях розрахунків з організаціями - SOPBANKF
Основний зміст: номер і дата документа; коди виду операції руху (сальдо по дебету або кредиту), постачальника, покупця або іншої організації, призначення грошей; сума сальдо; рахунок бухгалтерського обліку по дебету або кредиту
Таблиця 5.13
Фрагмент з переліку основних вихідних показників, що формуються у блоці 6 при автоматизації обліку грошових коштів і фінансово-розрахункових операцій, та їх інформаційне забезпечення
1. Облік коштів, кредитів і позик банків на синтетичних рахунках
1.1. Формування даних про готівку і кошти а аналітичному розрізі за звітний період
1.1.1. Оборотів готівки і коштів і вихідного сальдо на синтетичному рахунку № 50 “Каса” (№ 51 “Розрахунковий рахунок” та інші) – масиви OPPRKSF, OPRSKSF, OPBAMKF
SPvzb = Spvzbad; SPvz = SPvzb; SPv = SPvz;
SOvzg = SOvzgad; SOvz = SOvzg; SOv = SOvz;
SKvz = SVvz + SPvz – SOvz; SKv = SVvz + SPvz - SOvz;
#SKvz = SVvz; перевірка: SKv = SKvz.

1.1.2. Формування даних про кредити і позики на синтетичному рахунку №90 “Короткострокові позики банку”, №92 “Довгострокові кредити банків” та інші) – масиви (див. п. 1.1.1)
Розрахунки ведуться аналогічно до п. 1.1.1.

2. Облік розрахункових операцій з різними організаціями та підприємствами, дебіторами і кредиторами тощо.
2.1. Формування даних про розрахункові операції на синтетичному рахунку №60 “Розрахунки з постачальниками і підрядчиками” за звітний період.
2.1.1. Оборотів і вихідного сальдо по різних ознаках – масиви OPBANKF, OPOTGRI
SKvzad = SVvzad + SDvzad – SOvzad; SKvz = Skvzad;
SKv = SKvz; SVvz =SVvzad; SVv = SVvz;
SDvz =SDvzad; SDv = SDvz; SOvz = SOvzad;
SOv = SOvz; #SKvzad = SVvzad.
2.1.2. Те ж, про невідфактуровані поставки
Розрахунки приведені у блоці 2 (див. табл.. 5.6, п. 1.1.4).
2.1.3. Те ж, про матеріальні цінності у дорозі.
Розрахунки приведені у блоці 2 (див. табл.. 5.6, п. 1.1.5).
2.2. Те ж, на синтетичному рахунку №62 “ Розрахунки з покупцями і замовниками” (№61 “Розрахунки по авансах” та інші)
(аналогічно до п. 2.1.1).
3. Розрахунки з бюджетом та іншими організаціями і установами.
3.1. Формування даних про розрахункові операції на синтетичному рахунку №73 “ Розрахунки з бюджетом”.
3.1.1. Оборотів і вихідного сальдо за видами платежів, субрахунками і синтетичному рахунку за звітний період – масив SPECMASF
SRvzg = SFvz . Kg; SRvz = SRvzg; SRv = SRvz;
SOvzg = SRvzgd; SRvz =SRvzg; SRv = SRvz;
SKvzg = SVvzg + SRvzg – SOvzg; SKvz = SKvzg;
SKv = SKvz; #SKvzg = SVvzg.
3.2. Те ж, на синтетичному рахунку №69 “Розрахунки по соціальному страхуванню” за звітний період
Розрахунки ведуться аналогічно п. 3.1.1.
4. Формування даних для складання установленої звітності
Та інші.В зазначених формулах використані такі позначення: d – дата і номер документа; b – код використання коштів; g – код виду платежу; a – код постачальника, покупця та інших організацій; v – синтетичний рахунок; z – субрахунок; SP, SO – суми приходу і оплати; SK, SV – вхідне (на початок періоду) і вихідне (на кінець періоду) сальдо; SD – подана сума для оплати; SR – розрахункова сума; K – розрахунковий коефіцієнт; SF – сума, яка підлягає оподаткуванню; #SK- переформована сума кінця звітного періоду на суму початку наступного періоду.