Значне місце в організації аналітичної роботи належить визначенню змісту і послідовності окремих її етапів.
Перелік етапів економічного аналізу в підручниках різних авторів і навчальних посібниках коливається в межах від трьох до восьми.
Наявність у суб'єктів господарювання різноманітних як технічних, так і економічних засобів досягнення цілі - випуску продукції (товарів) - впливає, у свою чергу, на особливості планування аналітичної роботи, кількість та послідовність етапів.
У попередніх розділах давалося обґрунтоване визначення предмета й методу економічного аналізу. Визначення методу економічного аналізу дає змогу сформулювати ті головні елементи, які характеризують етапи аналітичної роботи:
- вивчення і попередня оцінка досягнутого підприємством рівня (проти запланованого);
- вимірювання взаємозв'язку показників і факторів та визначення на цій основі причин розбіжностей планових і фактичних показників;
- підсумкова оцінка, підрахунок резервів підвищення ефективності господарювання.
Ці головні елементи майже повністю збігаються з найбільш практично поширеною організацією аналітичної роботи за трьома етапами: підготовчим, основним і завершальним.
Підготовчий етап:
1. Розробка плану та програми аналітичної роботи.
2. Вибір і визначення загального стану об'єкта аналізу.
3. Формування цілей та завдань аналізу і напрямків використання його результатів.
4. Розробка системи синтетичних та аналітичних показників, за допомогою яких характеризується об'єкт аналізу.
5. Розподіл роботи між аналітиками.
6. Розробка макетів і форм аналітичних таблиць, графіків, схем.
7. Перевірка достовірності джерел інформації та вивчення матеріалів попередніх обстежень.
8. Визначення конкретних виконавців та розподіл обов'язків між ними, а також інші організаційні питання.
Основний етап
1. Збирання та опрацьовування необхідної інформації,
2. Перевірка повноти й вірогідності звітних даних, проведення арифметичного, логічного і балансового зведення показників.
3. Визначення загальних відхилень величини показників виконання завдань від базових величин.
4. Виявлення взаємодіючих факторів і обчислення їхнього впливу на зміну величини показників.
5. Виявлення зайвих витрат і невикористаних можливостей (перспективних резервів) підвищення ефективності виробництва.
Завершальний етап:
1. Проведення підсумкової оцінки діяльності і узагальнення результатів аналізу.
2. Розробка висновків і пропозицій щодо прийняття належних управлінських рішень за результатами аналізу, відповідно до його цілей і завдань. Ці висновки та пропозиції оформляються у вигляді пояснювальної записки до звіту чи доповідної записки на ім'я керівника підприємства або особи, за доручення якої проводився аналіз.
3. Розробка організаційно-технічних заходів щодо усунення недоліків, підвищення ефективності використання виявлених резервів (за виконанням заходів слід встановити дійовий повсякденний контроль).
4. Підготовка розпорядчих актів, призначення осіб, відповідальних за виконання прийнятих рішень.
5. Контроль за впровадженням у виробництво пропозицій, що Їх було висунуто за результатами аналізу.
У процесі аналітичної роботи окремі складові названих етапів можуть повторюватися. Така ситуація стає можливою, наприклад, тоді, коли на якомусь із етапів дослідження виникає необхідність розширити факторне поле аналізу, що потребує нової допоміжної роботи.
Зрозуміло, що межі етапів мають певною мірою умовний характер і є дуже рухливими: за рахунок інтенсифікації робіт на одному з етапів відбувається скорочення на якомусь іншому і т. п. Отже, головним завданням такої поетапної регламентації економічного аналізу є забезпечення дійового поточного контролю за дотриманням якості аналітичної роботи і термінів її виконання.