4.1. Документація

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України № 88 від 24 травня 1995 р. (зареєстровано в Міністерстві юстиції України № 168/704 від 5.06.95 p.), визначає порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету.
Документація — це спосіб оформлення господарських операцій відповідними документами.
Документ - це письмове свідчення про здійснення господарської операції, що надає юридичної сили даним бухгалтерського обліку. Саме слово "документ" походить від латинського documentum, що означає свідчення, доказовість, розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.
Бухгалтерський документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію і є юридичним доказом її здійснення.
Бухгалтерський документ, як свідчення господарських операцій, знаходить своє відображення (фіксацію) в носіях первинних облікових даних. Носіями первинної облікової інформації є папір, магнітний диск тощо.
Первинний документ — документ, складений у процесі ведення господарської операції або відразу після її завершення.
Зведений документ - документ, складений на підставі декількох первинних документів для отримання узагальнених даних.
Документ, виготовлений машинним способом, має бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований за затвердженою системою кодифікації.
Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснене тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформлюється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи (ст. 6.9 Положення).
У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення (ст. 6.10 Положення).
У процесі здійснення заходів з реалізації Державної програми переходу України на міжнародну систему обліку Міністерство статистики України протягом 1995—1996 pp. видало низку наказів, якими затвердило типові форми первинної облікової документації. Ці форми мають багато спільного з типовими міжвідомчими формами колишнього СРСР, але містять суттєві відмінності: з'явилися нові форми, які раніше не застосовувалися, а деякі колишні не включені s до наказів Мінстату України.
У теорії та практиці бухгалтерського обліку традиційно терміном "первинний документ" називають документ, на основі якого здійснюється господарська операція та робляться записи на рахунках обліку. В даному випадку терміном "первинна облікова документація1' визначено всю сукупність затверджених форм, хоча далеко не всі з них можуть бути основою для здійснення господарських операцій. До складу цих форм належать: первинні документи, реєстри аналітичного обліку, реєстри обліку інших документів.
На виконання заходів по реалізації Державної програми переходу України на міжнародну систему обліку і статистики Міністерством статистики України затверджено типові форми первинної облікової документації:
- з обліку основних засобів (наказ Мінстату України № 352 від 29.12.95 p.), введено до дії з 01.01.96 p.;
- з обліку сировини і матеріалів {наказ Мінстату № 193 від 21.06.96 p.), введено до дії з липня 1996 p.;
- з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (наказ Мінстату № 145 від 22.05.96 p.), введено до дії з липня 1996 р. та ін.
Нижче наведено типові форми первинної документації.
Облік особового складу підприємства.
Ф. № П-1 Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу
Ф. № П-2 Особова картка
Ф. № П-5 Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу
Ф. № П-6 Наказ (розпорядження) про надання відпустки
Ф. № П-8 Наказ (розпорядження) про припинення трудової угоди
Ф. № П-13 Табель обліку використання робочого часу.
Облік нарахування та виплати заробітної плати.
Ф. № П-49 Розрахунково-платіжна відомість
Ф. № П-50 Розрахункова відомість
Ф. № П-51 Розрахункова відомість
Ф. № П-52 Розрахунок заробітної плати
Ф. № П-53 Платіжна відомість
Ф. № П-54 Особовий рахунок
Ф. № П-54а Особовий рахунок
Ф. № П-55 Накопичувальна картка виробітку і заробітної ' плати
Ф. № П-56 Накопичувальна картка обліку заробітної плати.
Облік касових операцій.
Ф. № КО-1 Прибутковий касовий ордер
Ф. № КО-2 Видатковий касовий ордер
Ф.№ КО-3 Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів
Ф. № КО-4 Касова книга.
Облік розрахунків з підзвітними особами.
Ф. № 807 Авансовий звіт.
Облік банківських операцій.
Ф. № 869 Рахунок-фактура
код 0401001 Платіжна вимога
код 0401002 Платіжне доручення
код 0401003 Зведене платіжне доручення
код 0401004 Заява про відмову від акцепту
код 0401007 Реєстр чеків
код 0401008 Зведена вимога.
Облік матеріалів.
Ф. № М-1 Журнал обліку вантажів, що надійшли
Ф. № М-2 Доручення
Ф. № М-2а Акт списання бланків-доручень
Ф. № М-3 Журнал реєстрації виданих доручень
Ф. № М-4 Прибутковий ордер
Ф. № М-7 Акт про приймання матеріалів
Ф. № М-8 Лімітно-забірна картка (на одне найменування матеріалу та багаторазовий відпуск)
Ф. № М-9 Лімітно-забірна картка (для багаторазового відпуску двох - п'яти найменувань матеріалів)
Ф. № М-10 Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів
Ф.№ М-11 Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів
Ф. № М-12 Картка №_ складського обліку матеріалів
Ф. № М-13 Реєстр № приймання-здачі документів
Ф. № М-14 Відомість обліку залишків матеріалів на складі
Ф. № М-15 Акт про приймання устаткування
<Ф. № М-15а Акт приймання-передачі устаткування до монтажу
Ф. № М-16 Матеріальний ярлик
Ф. № М-17 Акт №_ про виявлені дефекти устаткування
Ф.№ М-18 Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу
Ф. № М-19 Матеріальний звіт
Ф. № М-20 Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей
Ф. № М-21 Інвентаризаційний опис №
Ф. № М-22 Акт №_ на списання матеріалів відкритого зберігання
Ф. № М-23 Акт №_ про витрату давальницьких матеріалів
Ф. № М-26 Картка обліку устаткування для встановлення
Ф. № М-28 Лімітно-забірна картка № для будівельних організацій
Ф. № М-28а Лімітно-забірна картка №
Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів.
Ф. № МШ-1 Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристосувань)
Ф. № МШ-2 Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів
Ф. № МШ-3 Замовлення на ремонт або заточення інструментів (пристосувань)
Ф. № МШ-4 Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів
Ф. № МШ-5 Акт на списання інструментів (пристосувань) та обмін їх на придбані для використання
Ф. № МШ-6 Особиста картка № обліку спецодягу, спецвзуття та захисних засобів
Ф. № МШ-7 Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та захисних засобів
Ф. № МШ-8 Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів.
Облік основних засобів.
Ф. № 03-1 Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів
Ф. № 03-2 Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів
Ф. № 03-3 Акт на списання основних засобів Ф. № 03-4 Акт на списання автотранспортних засобів Ф. № 03-51 Акт №_ про установку, пуск та демонтаж будівельної машини
Ф. № 03-6 Інвентарна картка обліку основних засобів Ф. № 03-7 Опис інвентарних карток обліку основних засобів
Ф. № 03-8 Картка обліку руху основних засобів Ф. № 03-9 Інвентарний список основних засобів Ф. № 03-14 Розрахунок амортизації основних засобів (для промислових підприємств)
Ф. № 03-15 Розрахунок амортизації основних засобів (для будівельних організацій)
Ф. № 03-16 Розрахунок амортизації по автотранспорту. Відповідно до Інструкції про порядок виготовлення, зберігання і застосування типових форм \первинного обліку № КО-І і № М-20, затвердженої наказом Державного комітету статистики України № 263 від 27.07.98 p., типові форми первинного обліку № КО-І "Прибутковий касовий ордер" та № М-20 "Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей" з 1 березня 1999 р. є обов'язковими для застосування всіма підприємствами, організаціями, філіями, відділеннями, іншими структурними підрозділами, що розташовані за межами їх територій, незалежно від форм власності та господарювання, а також бюджетними установами - в разі приймання готівки та відпуску товарно-матеріальних цінностей підприємствам, установам, фізичним особам.
Бланки типових форм первинного обліку № КО-І і № М-20 є бланками сурової звітності (обліку), що вимагає
— обліку їх одержання, зберігання та використання як бланків суворої звітності (обліку);
- їх виготовлення з друкарською нумерацією відповідно до Правил виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку, затверджених наказами Міністерства фінансів України № 98 від 25.11.93 p., Служби безпеки України № 118 від 15.11.93 p., Міністерства внутрішніх справ України № 740 від 24.11.93 р. та зареєстрованих Міністерством юстиції України № 8/217 від 14.01.94 р.
Первинні документи, у тому числі на паперових і машинозчитувальних носіях інформації, повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва документа (форми), код форми, дата і місце складання; зміст господарської операції, вимірювачі господарської операції (у натуральному і вартісному виразах), посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особисті підписи або інші знаки, що одночасно ідентифікують особу, яка здійснила господарську операцію.
Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити.
При застосуванні засобів обчислювальної техніки та іншої оргтехніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду. При складанні документів на машинозчитуваних носіях інформації підприємство, установа зобов'язані за свій рахунок і власними силами виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу контролюючих або судових органів та своїх клієнтів. Первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо по закінченні операції. Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.
Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів, на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді паролю або іншим засобом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.
Документ на машинозчитуваному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється організацією-створювачем документа на машинозчитуваному носії, а також створюються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами.
Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.
Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних та інших об'єктів майна передбачаються іншими нормативними актами.
Порядок використання та обліку бланків первинних документів суворої звітності, а також коло господарських операцій, оформлення яких провадиться на таких бланках, визначаються окремими нормативними актами.
Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, засобів механізації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом визначеного терміну зберігання та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокреслюванню.
За призначенням бухгалтерські документи поділяються (класифікуються) на (схема 4.1):


а) розпорядчі, в яких містяться розпорядження щодо здійснення тієї чи іншої господарської операції; вони не є
підставою для запису операцій в обліку, оскільки немає підтвердження про те, що така операція відбулася. До розпорядчих документів належать накази, розпорядження, доручення та ін.;
б) виконавчі або виправдні, що підтверджують факти виконання операцій. Вони є першим етапом облікової реєстрації. До них належать прибуткові й витратні ордери, рахунки-фактури, квитанції, що свідчать про прийняття цінностей, акти про виконані роботи та ін.;
в) документи бухгалтерського оформлення.
До документів бухгалтерського оформлення належать розпорядчі та групувальні відомості, різні довідки, розрахунки тощо (наприклад, розрахунок суми на заготівлю та придбання матеріальних цінностей);
г) комбіновані - з одноразовими ознаками розпорядчих, виконавчих документів бухгалтерського оформлення в даній господарській операції й водночас вказівка щодо відображення її на рахунках бухгалтерського обліку. До таких документів належать авансові звіти, прибуткові й витратні касові ордери, вимоги на відпуск матеріалів зі складу.
За місцем складання документи поділяються на зовнішні та внутрішні.
Зовнішніми документами називаються ті, що надходять від інших підприємств, організацій, тобто складаються за межами даного підприємства. До них належать виписки банку, рахунки постачальників та ін.
Внутрішні документи - це документи, складені (виписані) на даному підприємстві, в організації.
Документи за обсягом відображуваних документів поділяються на первинні та зведені.
Первинні - це такі документи, що вперше виконують реєстрацію господарської операції в момент її здійснення або невідкладно після здійснення. До них належать акти прийняття і вибуття основних засобів, накладні, квитанції тощо. Зведені документи складаються на підставі первинних. До них належать різноманітні звіти, розрахунково-платіжні відомості та ін.
За способом використання документи поділяються на разові та накопичувальні.
Разові документи використовуються лише для одноразового оформлення і відображення операцій. До них належать прибуткові й витратні касові ордери, вимоги для одержання матеріальних цінностей зі складу та ін.
Накопичувальні документи використовуються для багаторазового оформлення і реєстрації операцій протягом визначеного часу (тижня, декади, місяця). Наприклад, лімітно-забірні картки, за допомогою яких оформлюється відпуск матеріалів на виробництво (виконання робіт). Такі документи скорочують кількість первинної документації.
За ступенем використання засобів документи поділяються на заповнювані ручним способом і механізованим.
Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряються наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству, логічне ув'язування окремих показників.
Бухгалтерські документи використовуються для передачі розпоряджень від розпорядника виконавцю, тобто для управління господарською діяльністю підприємства.
Документація виконує роль імпульсу, що дає початок руху обліковій інформації. Вона забезпечує бухгалтерському обліку суцільне й безперервне відображення господарської діяльності підприємства. За допомогою документації контролюється правильність здійснення операцій, ведеться поточний аналіз виконаної роботи. Таким чином, документація здійснює контрольно-аналітичні функції.
До обліку повинні прийматися лише правильно оформлені документи.
Основою всієї господарської діяльності підприємств, об'єднань, фондів, бірж, фірм тощо є матеріальні цінності. Важливе значення має контроль використання документів, за допомогою яких оформляються ці матеріальні цінності.
Під постійним контролем працівників бухгалтерії має здійснюватися укладання договорів про матеріальну відповідальність; відповідність документів оприбуткуванню, витратам матеріальних цінностей; наявність на підприємстві відповідних нормативних актів, норм витрат сировини на виробництво, транспортних накладних, рахунків-фактур та інших первинних документів на перевезення матеріальних цінностей.
Документи дають змогу виявити різноманітні негативні явища, тобто: приписки товарно-матеріальних цінностей з метою приховування нестач; заниження залишків товару з метою приховування надлишків; реалізації товарів, що не відображені у прибуткових документах; завищування цін на товари, що відпускалися за документами, та ін.
За допомогою прихідних та витратних документів повністю відновлюється кількісний облік цінностей, простежується рух
кожного товару окремо. Але це можливо тільки тоді, коли на підприємстві всі витратні операції документуються.
Шляхом аналізу руху товарів можна виявити: підробки документів по операціях, пов'язаних з витратами товарів, факти крадіжок тощо.
При використанні документів слід особливу увагу приділяти безпосередньому огляду бухгалтерських документів з метою перевірки правильності арифметичних підрахунків в них, правильного оформлення та ін.
Якщо на підприємстві знаходяться матеріальні цінності, що належать іншим підприємствам або перебувають у дорозі, то потрібна наявність складених окремих актів із посиланням на відповідні підтверджувальні документи.
Якщо предмети спецодягу та білизни, мішків (на цукровому заводі) тощо знаходяться в ремонті або в пральні, вони мають бути внесені до опису на підставі квитанцій підприємств побутового обслуговування; непридатні для використання предмети, що знаходяться на складах, у коморах, у виробництві, мають списуватися відповідними документами (актами тощо).
При приватизації державних підприємств, а також майна державних підприємств та організацій, що передаються в оренду, необхідне рішення державних органів приватизації або орендодавців, на підставі якого, після проведення інвентаризації всіх об'єктів майна, складено інвентаризаційні описи, акти, які підтверджують фактичну наявність та стан приватизаційного майна, що передається в оренду.
Документи використовуються також для встановлення законності операцій, пов'язаних з витратами цінностей; випадків перевитрат сировини, матеріалів порівняно з існуючими нормами, незаконного списування матеріалів, сировини на виробництво; використання підвищених норм їх витрат, за рахунок чого виникають запаси сировини та матеріалів, які використовуються для виготовлення не обліченої продукції. Таким чином, бухгалтерська документація є основою бухгалтерського обліку.
Керівник підприємства, установи затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл, підписувати первинні документи на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском, наприклад, матеріальних цінностей, витратами грошових коштів, нематеріальних активів, дефіцитних товарів та іншого майна.
Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком строки для відображення в бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.