Інвентаризація матеріальних цінностей провадиться згідно з Інструкцією, затвердженою наказом Головного управління Державного казначейства України № 90 від 30.10.98 р.
Інвентаризація - перелік, перерахування, зважування, перемірювання в натурі виробничих запасів, що знаходяться в місцях зберігання, і зіставлення наявності з даними бухгалтерського обліку. Інвентаризація матеріальних цінностей є одним з радикальних засобів контролю за збереженням оборотних активів і роботою матеріально відповідальних осіб. Використовується також для виявлення фактичних витрат на виробництво продукції та послуг або якщо інші способи одержання даних про витрати матеріальних ресурсів не можуть бути використані.
Інвентаризація виробничих запасів провадиться за місцем зберігання та окремо за матеріально відповідальними
особами. Матеріальні запаси при інвентаризації записуються в описи за кожним окремим найменуванням із зазначенням номенклатурного номера, виду, групи, сорту і кількості (рахунком, вагою або мірою).
На виявлені при інвентаризації непридатні або зіпсовані матеріальні цінності додатково складаються акти, в яких вказуються причини, ступінь і характер псування матеріальних цінностей, а також винні особи, які допустили їх псування.
Тара вписується до опису за видами, цільовим призначенням і якісним складом (нова, потребує ремонту тощо).
На тару, що стала непридатною, інвентаризаційною комісією складається акт на списання із зазначенням причин псування.
При інвентаризації молодняку тварин та тварин на відгодівлі описи складаються за видами тварин окремо на фермах, у цехах, відділеннях, бригадах у розрізі облікових груп і матеріально відповідальних осіб.
При інвентаризації малоцінних та швидкозношуваних предметів, наданих в особисте користування працівникам, припускається складання групових інвентаризаційних описів із зазначенням відповідальних за ці предмети осіб, на яких відкриті особові картки, з проставлянням підпису в описі.
У процесі інвентаризації визначається фактична наявність цінностей, виявляються відхилення від даних книг обліку і причини відхилень. Інвентаризаційні описи (акти) разом з висновками робочої комісії здають до бухгалтерії для виявлення кінцевих результатів. При цьому бухгалтерія складає звірювальну відомість (табл. № 4.2, ч. І), в якій послідовно виконуються такі розрахункові процедури: здійснюється взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці; здійснюється розрахунок природної нестачі (у виняткових випадках з особливого дозволу керівника робляться уточнювальні записи, наприклад, знайдена арифметична помилка або інші неточності у роботі); визначаються кінцеві результати інвентаризації.
Якщо вартість нестач перевищуватиме вартість лишків, то різниця у вартості має бути віднесена на винних матеріально відповідальних осіб.
Взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці може бути допущений тільки по товарно-матеріальних цінностях одного і того ж найменування і в такій же кількості за умови, що лишки і нестачі утворилися за один і той же період, що підлягав перевірці, та в однієї й тієї ж матеріально відповідальної особи.
За результатами проведеної інвентаризації складається протокол, у якому зазначаються стан складського господарства, результати проведеної інвентаризації, пропозиції про залік нестач і лишків при пересортиці, списуванні нестач у межах норм природного убутку, а також понад нормативні нестачі і втрати від порчі цінностей, запропоновані заходи щодо попередження нестач і втрат у подальшому. Протокол інвентаризаційної комісії повинен бути розглянутий і затверджений у 5-денний термін керівником підприємства.
Результати інвентаризації після затвердження керівником відображаються у бухгалтерському обліку підприємства у тому місяці, в якому проведена (закінчена) інвентаризація, але не пізніше грудня звітного року. У пояснювальній записці до річного звіту підприємства, установи наводяться відомості про результати проведених протягом року інвентаризацій.
Відповідно до статті 164 Кодексу України про адміністративні правопорушення, несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації матеріальних цінностей, а також неприйняття заходів по відшкодуванню з винних осіб збитків від нестач, розтрат, крадіжок, безгосподарності тягнуть за собою накладення штрафу від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Ті ж дії, здійснені особою, яка протягом року підлягала адміністративному стягненню, тягнуть за собою накладення штрафу від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Порядок відображення результатів інвентаризації матеріальних цінностей:
1. Загальна сума нестач, якщо винуватця не встановлено:
Дебет субрахунка № 947 "Нестачі і втрати від псування цінностей"
Кредит субрахунка № 201 "Сировина і матеріали"
Кредит субрахунка .№ 203 "Паливо" та ін.
2. Списується нестача, зарахована по пересортиці: Дебет субрахунка № 201 "Сировина і матеріали" Кредит субрахунка № 201 "Сировина і матеріали".
3. Відноситься за рахунок матеріально відповідальних осіб різниця у вартості матеріалів, зарахованих по пересортуванні:
Дебет рахунка № 375 "Розрахунки по відшкодуванню завданих збитків"
Кредит субрахунка № 201 "Сировина і матеріали".
4. Оприбутковуються виявлені лишки матеріалів (з включенням суми до валових доходів):
Дебет субрахунка № 201 "Сировина і матеріали"
Кредит субрахунка № 746 "Дохід від безкоштовно отриманих активів".
5. Сума нестач у межах норм природного убутку:
Дебет рахунка № 91 "Загальновиробничі витрати"
Кредит субрахунка № 20 "Виробничі запаси".
6. Якщо на час виявлення нестачі винуватця не встановлено, то одночасно із списанням цінностей на витрати балансова вартість списаного активу зараховується на позабалансовий рахунок № 07 "Списані активи".
7. Нестачі, віднесені за рахунок матеріально відповідальної особи:
Дебет субрахунка № 375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків"
Кредит рахунка № 71 "Інший операційний дохід".
8. Різниця між розрахунковими та .обліковими цінами (відповідно до постанови Кабміну України № 116 від 22.01.96 р. "Порядок визначення розміру збитків від нестач, розкрадання, знищення (порчі) матеріальних цінностей"):
Дебет субрахунка № 375 "Розрахунки по відшкодуванню матеріальних збитків"
Кредит рахунка № 71 "Інший операційний дохід".
9. На суму нарахованого ПДВ:
Дебет субрахунка № 375 "Розрахунки за відшкодуванням матеріальних збитків"
Кредит субрахунка № 641 "Розрахунки за податками".
10. Погашення різниці між ринковими та обліковими цінами як готівкою, так і "за рахунок заробітної плати матеріально відповідальної особи (одноразово або частинами відповідно до рішення інвентаризаційної комісії адміністрації підприємства або рішення народного суду, наприклад, по 20% щомісячно до остаточного погашення заборгованості):
Дебет рахунка № 31 "Каса"
Дебет рахунка № 31 "Рахунки в банках"
Дебет рахунка № 66 "Розрахунки з оплати праці"
Кредит субрахунка № 375 "Розрахунки за відшкодуванням матеріальних збитків".
11. Різниця між розрахунковими та обліковими цінами має бути внесена до бюджету:
Дебет рахунка № 71 "Інший операційний дохід"
Кредит субрахунка № 641 "Розрахунки за податками".
12. Перерахування до бюджету різниці між розрахунковими та обліковими цінами; штрафних санкцій: Дебет рахунка № 641 "Розрахунки за податками"
Кредит рахунка № 31 "Рахунки в банках".
13. Штрафи від 8 до 15 і від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян: Дебет рахунків № ЗО, 31, 66 Кредит рахунка № 641 "Розрахунки за податками".
14. Перерахування до бюджету нарахованої суми ПДВ: Дебет рахунка № 641 "Розрахунки за податками"
Кредит субрахунка № 311 "Поточні рахунки в національній валюті”.